digitale hongerwinter of corporate brain? verander mee van eekhoorn naar stokstaartje

Iedereen worstelt met digitale documenten, we willen allemaal een mooi systeem dat alles voor ons bewaart en in een flits alles weer terug vindt. Bestaat zo'n systeem en waarom willen we dit eigenlijk?

Deze vragen houden mij bezig en samen met mij ook vele klanten. Zuchtend en steunend sparren we over het werken met digitale documenten en mijmeren we over de oude tijd waarin papier toch geduldig was.

hamster-DNA

Tijdens deze sessies constateer ik regelmatig dat mensen (in het algemeen natuurlijk, nooit jij als deelnemer) toch een stuk hamster-DNA bevatten. Ze sparen alles op en gooien nooit iets weg. Dat DNA is zo hardnekkig, dat iedereen er ook extra hangwangen van krijgt. Niet fysiek natuurlijk, maar digitale extra hangwangen. Geen idee waar ik het over heb? Denk dan eens aan je D schijf, je e-mail mappen (archief), je extra kopie op de Q schijf en die insteekmapjes in je ladeblok. Allemaal hangwangen. Zelf verzameld en zelf bewaard. Je eigen archief.

Voor de deelnemers is deze metafoor meestal erg herkenbaar, ze zien ook wel dat dit niet de manier is om te bouwen aan een corporate brain. Maar voortschrijdend inzicht maakte het alleen nog maar erger. Niet alleen verzamelen we de documenten voor eigen gebruik op eigen plekken, we vergeten ook nog eens waar we ze hebben gelaten! Dus vanaf nu noem ik ons gewoon "eekhoorns". Alles verzamelen wat je kan vinden, opbergen op plaatsen die jij alleen kent om vervolgens te vergeten waar je het hebt gelaten.

digitale hongerwinter

Als we zo doorgaan hebben we met z'n allen digitale honger in de winter! Geen hergebruik van reeds bedachte ideeën, geen idee welke collega nu met wat bezig is, geen toevoeging aan je organisatie als je eens iets moois hebt bedacht. Kortom, geen corporate brain. Ondanks al onze tools en opslagmogelijkheden hebben we toch nog honger!

Als tegenwerping hoor ik vaak dat de zoekmachine niet goed werkt. Dat is inderdaad vaak het geval, omdat 'terug vinden' niet altijd bovenaan de wensenlijst staat als het gaat om het inrichten van een systeem. Een plek om het op te slaan haalt de requirementslijst vaak wel. Zeker als we redeneren vanuit onze welbekende Q schijf.

Met de volgende basisprincipes komt je eigenlijk al een heel eind:

basis principes voor het systeem

• het systeem is ingericht om terug te vinden, niet om op te slaan
• met extra informatie over je document help je anderen om het terug te vinden
• openbaar, tenzij (in het systeem en in je hoofd)
• er is maar 1 exemplaar en het zelf opslaan van een kopie is al teveel werk

basis principes voor je hoofd

• wat je maakt is voor iedereen in je organisatie
• denk niet na wie hier nou op zit te wachten, deel het onvoorwaardelijk
• een kopie van een document mag, maar het is een vernietigbaar exemplaar (en zeker niet de laatste versie)
• accepteer dat een systeem vele malen beter is in versiebeheer dan jij (echt waar)

what’s in it for me?

De beloning voor beter nadenken over digitale documenten zit in je eigen hergebruik van je collega's materialen. Als je dat niet wenst, niet wil of niet doet, dan mis je alle jaren ervaring die in je eigen organisatie rond loopt. Leer met een klein groepje gebruik te maken van het corporate brain. Je zult zien dat de aanpassing van je routine dan veel gemakkelijker verloopt dan je denkt.

Misschien ontwikkelen we dan wel van eekhoorns naar stokstaartjes? Zij kijken altijd om zich heen naar nieuwe informatie en houden elkaar keurig op de hoogte. Ik ben benieuwd naar jouw evolutie.

Vier goede voornemens voor na de vakantie

Tijdens de redactiebijeenkomst van de e-office en work21 blog community werd ik getriggerd doordat een collega van mij wilde gaan schrijven over multitasken. Daar ontstond een levendige discussie of dit nu wel kan en of dit goed voor je is. Een week later stond in de krant dat de CEO van Swisscom zichzelf van het leven beroofde, waarbij altijd bezig zijn een belangrijke rol speelde. 

Hij zei daarover: "Je kijkt de hele tijd op je smartphone of er geen nieuwe mails zijn binnengekomen. Je komt eigenlijk nooit meer tot rust. Je zou de telefoon moeten uitschakelen. Maar ik merk dat ik steeds meer problemen heb om tot rust te komen en het tempo te verminderen."

balans?

Ik denk dat dit heel kenmerkend is voor de huidige tijd. We zijn de hele dag druk en multitasken ons suf. Vandaag de dag krijgt de mens in circa 3 maanden tijd dezelfde hoeveelheid informatie te verwerken als de vorige generatie tijdens hun hele leven. Ook blijkt uit onderzoek dat de werkdruk enorm is toegenomen voornamelijk door de komst van digitale technologie zoals internet en smartphones. Er is binnen organisaties veel stil verzuim door werkdruk en stress. Veel mensen blijken niet in staat een juiste balans te vinden.

multitasken

Waarom zijn we zo onrustig, willen we onze tijd altijd "goed" benutten en toch vooral bellen in de auto om deze reistijd ook nuttig te gebruiken?  We weten dat rust goed voor ons is en toch blijkt het in de praktijk vaak lastig en blijven we doorhollen. Het antwoord hierop is natuurlijk persoonlijk, maar het lijkt soms wel alsof je in tegenwoordig druk moet zijn, anders tel je niet mee.  Sommigen zijn zelfs trots dat ze meer dan 100 e-mails per dag krijgen. Dat geeft bij sommige organisaties kennelijk aan hoe belangrijk je bent. Altijd bereikbaar en druk zijn, lijkt de norm en geeft ons een soort schijngevoel van controle. Ik geloof niet in multitasken. Uiteraard maak ik mij als werkende moeder regelmatig schuldig aan mulitasken, maar ik ben er niet goed in en word er erg onrustig van. Je kunt maar één ding met de volle 100% aandacht doen. Door continu bezig en bereikbaar te zijn, blijven we teveel in ons hoofd en missen we daardoor de verbinding met ons lijf en onze werkelijke behoeften.

zomerperiode

Ik zou zeggen, gebruik de zomerperiode eens om wat vaker in de "zijn"stand te gaan en probeer dat vol te houden. Tips hiervoor:

• Maak heldere afspraken over bereikbaarheid op je werk.
• Las "offline" periodes in (avonden, vakanties).
• Zet je hoofd eens "stil" door je bijvoorbeeld te concentreren op het verlengen van je uitademing.
• Leg tijdens het eten je smartphone weg en proef wat je eet.

We zijn immers human beings, geen human doings…..

Alpe dHuZes, fietsen maakt strijdbaar

Woensdag 5 juni hebben onze mannen Roland, Rutger en Thierry wederom de Alpe d’Huez beklommen. 

Samen hebben zij, met dank aan veel collega’s, partners van e-office, e-office en work21 maar liefst 33.000 euro opgehaald!!! 

Wij zijn weer ontzettend trots op jullie prestaties! Zie hier ook de blog van Roland Hameeteman.

http://www.e-office.com/corporate/index/alpedhuzesfietsenmaaktstrijdbaar#.UbW1Q5VGd74 

7 tips voor meer vitaliteit op de werkvloer

Door Karen Frank.

Laatst was ik op een congres over duurzame inzetbaarheid van medewerkers, georganiseerd door het ministerie van Sociale Zaken en Werkgelegenheid. Aanleiding voor dit congres: van alle werknemers in Nederland heeft 41% last van werkstress en 13% een burn-out. Dat maakt dat het verbeteren van veerkracht, weerbaarheid en mentale en lichamelijke vitaliteit bij veel organisaties op de agenda belandt.

Nu hoor ik je denken, duurzame inzetbaarheid, vitaliteit, wat heeft dat met de e-office groep te maken? Alles. Bij e-office en work21 geloven we namelijk in de Kracht van Mensen. Wij willen mensen helpen hun volle potentie te ontwikkelen en het optimale uit hun talenten te halen. Mensen helpen groeien waardoor vervolgens ook het bedrijf groeit. Nu doen we dat bij e-office door mensen beter met elkaar te laten samenwerken en kennis te delen.  Maar wil je een vitale organisatie zijn die kan inspelen op veranderende (markt)omstandigheden dan heb je naast technologie om beter samen te kunnen werken, ook vitale mensen nodig. Alleen als je vitaal bent kan de creativiteit, kennis en het talent optimaal stromen.

Op het congres maakte Jochem Uytdehaage een leuke vergelijking met de topsport. Daar traint men veel, speelt een wedstrijd om vervolgens weer te herstellen en te trainen voor de volgende wedstijd. In het bedrijfsleven zijn we voornamelijk bezig met het spelen van de wedstrijd en weinig met trainen of met herstellen. 

En door Het Nieuwe Werken vervagen die grenzen nog meer. Gelukkig droeg Jochem een aantal oplossingen aan, waar ik me helemaal in kan vinden:

1. Ga mediteren: we kunnen namelijk niet waarnemen en denken tegelijk. 
    Dus denk je teveel, ga dan terug naar je waarneming op dat moment.
2. Zorg voor tijd met ongestoorde aandacht. Als je aandacht wordt getrokken, 
    duurt het 7-10 minuten voordat je weer met je aandacht terug bent bij waar je 
    mee bezig was. Dit kost erg veel energie.  
3. Eet goede voeding die je lijf voedt in plaats van vult en zorgt voor meer energie.  
4. Zorg voor voldoende slaap.

Ik wil daar zelf nog drie tips aan toevoegen:

5. Zorg voor een doel in lijn met je bezieling, dan verspil je weinig energie.
6. Ga op zoek naar positieve berichten en humor: lachen en positief denken 
   verminderen stress en zorgen voor meer vitaliteit.
7. Maakt een lijstje met jouw top 10 prioriteiten, waar je je tijd en aandacht aan
   wilt besteden. Wedden dat TV kijken niet hoog scoort.


Bedrijven die nu al inzetten op meer vitaliteit op de werkvloer hebben straks gezonde en vitale medewerkers die de uitdagingen van de 21-ste eeuw aankunnen.

Dus allemaal aan de slag met vitaliteitsmanagement binnen je organisatie!  En binnenkort meer over dit onderwerp.  

Hoeveel tijd kost een activiteit? Pomodoro stap 1.

In mijn reis naar Certified Pomodoro Technique ® Master bestaat de eerste stap uit het onderzoeken hoeveel tijd een activiteit nou eigenlijk kost.

Het gaat mis

Volgens mij gaat zoiets in je hoofd even mis. Je gaat er van uit dat je perfect kunt inschatten hoeveel tijd iets eigenlijk kost. Maar waarom blijft er aan het eind van de dag toch zoveel liggen. Blijkbaar lijdt ik aan een chronische aandoening: zelfoverschatting in tijd.

Ik denk dus dat een activiteit een uurtje tijd kost, maar in werkelijkheid is dat langer… Maar waarom? Hier heb ik eens even over nagedacht en ben gekomen tot het volgende lijstje:

• externe verstoringen (zoals telefoon, bezoek, deurbel)
• interne verstoringen (zoals e-mail, fantasie, mijmeringen etc.)
• perfectionisme (het kan altijd beter, toch)
• prioriteiten even scheef, dus het andere moet toch nog even voor
• het aantal flits-activiteiten is te groot (kleine mini activiteiten die door het grote volume serieus tijd gaan vreten)
• lichamelijke ongemakken (dorst, honger, snoep-aanval, toilet bezoek)

Misschien kom ik op deze reis op nog meer redenen waarom mijn aandoening niet echt prettig aanvoelt.

Voorzichtige conclusies

Als ik kijk naar mijn lijstje met activiteiten en ik zie hoe lang ik er werkelijk mee bezig ben, dan concludeer ik twee dingen:

1. alle activiteiten duren feitelijk langer (dat maakt mijn aandoening chronisch)
2. de overshoot is ongeveer 25% tot 30% (dat maakt mijn aandoening pijnlijk)

Het moet dus anders, en zoals bij elk doktersbezoek: het is niet fijn om te horen dat er iets mis is… je weet dat je er nu iets aan kan (of moet) doen. Tijd voor actie dus!

Eerstvolgende aktie

Ik krijg al een aardig inzicht in het "waarom het langer duurt dan gepland". En daarmee heb ik aangetoond dat ik de eerste stap succesvol heb gezet! 

1. onderzoek hoeveel tijd een activiteit werkelijk kost DONE!
2. leer hoe je jezelf kunt beschermen tegen verstoringen van buitenaf
3. maak goede inschattingen over het aantal pomodoro's die je nodig hebt voor een activiteit
4. plan ook het afvinken en evalueren in
5. plan de pomodoro's in je eigen dagritme
6. vind je eigen doelstelling om te werken met de pomodoro's

In de volgende blog lees je mijn beschermingsmaatregelen. Keep U Posted!

 

Mijn reis naar een Certified Pomodoro Technique ® Master

We zijn altijd op zoek naar meer tijd, hogere kwaliteit, meer doen in minder tijd. Maar hoe?

Een van de technieken waar ik al eerder over schreef is The Pomodoro Technique. Ik was al een fan en gebruik het vooral als ik thuis werk en de zaken af moet maken. Maar ik wil dit naar een hoger plan trekken. Waarom?

Een hoger plan

Ik vind dat mijn tijd kostbaar is. Zakelijk gezien (het is druk, dus moet er veel in de beschikbare tijd) maar ook privé (alleen maar werken is niet wat je leven inhoud geeft). Dus: doelen stellen, akties SMART maken, planning maken en GAAN!

 

Het plan

Mijn plan is dus om Certified Pomodoro Master te worden. En wie heeft daar wat aan? Nou, dat is makkelijk: IKZELF. Vind ik wel een prettige doelgroep voor mijn plan! Het is mijn eigen reis om beter met mijn tijd om te gaan. Het enige wat je hiervoor moet doen is het vastleggen van het doorlopen van 6 stappen.

6 stappen

De certificering gaat er van uit dat je aangeeft dat je de volgende 6 doelstellingen expliciet doorloopt:

1. onderzoek hoeveel tijd een activiteit werkelijk kost
2. leer hoe je jezelf kunt beschermen tegen verstoringen van buitenaf
3. maak goede inschattingen over het aantal pomodoro's die je nodig hebt voor een activiteit
4. plan ook het afvinken en evalueren in
5. plan de pomodoro's in je eigen dagritme
6. vind je eigen doelstelling om te werken met de pomodoro's

Mijn stok achter de deur

Deze blogs (de postings verschijnen op meerdere blogs) gebruik ik om aan te tonen dat ik voortgang boek op de 6 stappen. Geen Hiep Hiep Hoera verhalen, maar de toppen en dalen van deze reis. Ik wil dit echt, dus gaat het ook gebeuren. De bestemming is gekozen, de reis is vol verrassingen.

Mijn uitdaging

Mijn uitdaging is om mijn plan vol te houden. Ik zou het fantastisch vinden als je mij af en toe wat steun wil geven (Twitter, blog reactie, bellen, mailen, wat jou het beste uit komt). Misschien kan ik je zelfs verleiden om mee te doen?

Vraagt HNW om een sociaal intranet?

De stelling van een vorige poll was: Het Nieuwe Werken vraagt om een interactief en sociaal intranet, dat samenwerken en kennisdelen faciliteert. Eens, zei exact 50 procent van de stemmers, een sociaal intranet is nodig om samenwerking te stimuleren en effectiever te maken. Zeker in een organisatie waar men tijd- en plaatsonafhankelijk werkt. Nog eens 37 procent kon zich in de stelling vinden, maar was van mening dat de vrijheid om kennis te delen wordt gestimuleerd met een interactief platform. Een absolute minderheid was het oneens met de stelling, en wel omdat ze vonden dat Het Nieuwe Werken ook prima kan zonder interactief en sociaal intranet (8 procent), en samenwerken en kennisdelen het best werkt door fysiek bij elkaar te zijn (2 procent).

De score van de stellingen heb ik dit keer in een eigenwijze infographic gestopt. Waarom? Het is in intranetland nogal een strijd tussen het corporate deel (vaak verplichte kost genoemd) en de ontwikkelingen op andere domeinen, zoals samenwerken, sociale innovatie een kennisdelen. De laatste drie onderdelen worden steeds vaker toegevoegd, maar verhouden zich maar vreemd ten opzichte van de verplichte kost. De reden hiervoor is het bestaan van het omkeerprincipe.

Het blauwe deel van het intranet

Het blauwe deel is het voorspelbare deel, het maakbare deel en dat deel waarbij van boven naar beneden wordt aangeboden. Het is corporate communicatie, de directie, de HR-afdeling die wat meldt. Prima informatie, soms zelfs bij wet verplicht. Goed om te weten, en zeker gevalideerd en goedgekeurd. Maar is dat alles?

Het gele deel van jouw intranet

In de titel is het ook vervangen door ‘jouw’. En niet voor niets. In het gele deel van je intranet vind je jouw documenten, jouw collega’s, jouw opgebouwde maar ook opgevraagde kennis, en bouwt jouw reactie op andermans werk ook aan je eigen profiel. Het sociale domein dus,bottom-up en user generated.

We zien dat het blauwe deel op andere principes is gebaseerd dan het gele. En dat is maar goed ook. Als de blauwe principes (goedkeuring, validatie, redigeren) worden toegepast op je gele (sociale) deel, houdt het snel op met kennisdelen, reageren, bloggen, waarderen en co-creëren. Maar andersom geldt precies hetzelfde. Als de HR-informatie nog een conceptversie uit de samenwerking is, waar mag ik dan van uitgaan? Is de informatie wel correct? Dat geeft maar een slecht gevoel.

Hoe kun je het aanpakken?

Beschouw je intranet eens als een bouwplaat. Het kan al werken na drie stappen

STAP 1. Knip het blauwe deel uit en geef dit aan de eigenaar. Knip het gele deel uit en geef dat aan iedereen. Want iedereen is eigenaar van het gele stuk.

STAP 2. Steek zowel het blauwe deel als het gele deel in de gleufjes van het platform. Mooi, nu heb je een eenduidige gebruikerservaring en integraal zoeken mogelijk gemaakt. Of de informatie vastgesteld is in blauw, of subjectief leeft in geel, maakt niet uit, want jij hebt toegang!

STAP 3. Plak geel en blauw eens tegen elkaar aan. Niet schudden of mixen, want dan haal je niet de kracht uit de twee delen van je intranet. Maar zorg ervoor dat je gebruikers precies weten, of ze in het publicerende blauwe deel zitten, of in het sociale en co-creërende deel.

De combinatie van de twee gaan we social business noemen. Hierbij alvast de letter i. Van ik. Van: ik begin vandaag, en: ik begin zelf. Plak ze!

Dit artikel is eerder gepubliceerd op Werken 2.0 blog.

Zijn medewerkers goed voorbereid op tijd- en plaats onafhankelijk werken?

Nee, een gedegen plan van aanpak is noodzakelijk voordat je hiermee kunt starten (46%, 30 stemmen)
Nee, zeker de oudere generaties niet (23%, 15 stemmen)
Ja, de huidige generatie medewerkers kan dit zelf goed invullen (18%, 12 stemmen)
Weet niet, geen mening (13%, 5 stemmen)

In de poll van vorige maand zegt ongeveer de helft: nee we zijn niet goed (genoeg) voorbereid om tijd- en plaats onafhankelijk te kunnen werken. We hebben een aanpak nodig.
Een kwart van de respondenten geeft aan: nee, we (of ze) zijn te oud. Samen met de categorie “Weet niet” is een totaal van 85 procent het er over eens: we zijn niet goed op voorbereid. Een kleine 20% vindt dat ze dit wél zelf kunnen invullen.

Wat nuances

Wat is goed nu precies voorbereid? Wat moet er in een Plan van Aanpak komen te staan? Waarom kan de een het zelf en verwacht de ander een aanpak? Het gaat over veranderbereid en verander bekwaam.

Veranderbereid heeft vooral te maken met emotioneel, je eigen houding en gedrag en de onderlinge verhoudingen tussen jou en je collega’s, het gevoel van veiligheid bij jou en je leidinggevende en zijn methode van (aan)sturen. Veranderbereidheid heeft volgens mij niet veel met demografische variabelen te maken, zoals leeftijd of geslacht. Het zit meer in je mindset. Evolutie op dit gebied heeft tijd nodig.

Veranderbekwaamheid laat zich beter plannen en voorbereiden. Met informeren en wat uitleg gaat het al heel wat beter. Verander bekwaam kan wel demografisch zijn, omdat hier jouw persoonlijke context meespeelt én jouw verleden of je historie ook de opties kunnen bepalen. Als je nooit gewerkt hebt met web collaboration, mixed teams, chat en presence en web cams, dan weet je ook niet dat ze je kunnen helpen om tijd- en plaats onafhankelijk te werken.

Hier zien we dat we planmatig te werk kunnen gaan vanuit een meer centrale regie. Adoptie strategieën kunnen vanuit een project ingezet worden. Meestal maken we materiaal wat via de lijn uitgerold kan worden.

Voorbereiding fysiek en emotioneel

Als we tijd- en plaats onafhankelijk werken gaan inzetten, betekent dat veranderingen (of ontwikkeling of evolutie) op het gebied van de concrete middelen (ICT en huisvesting) en de zachte middelen (je gedrag en de sturingsmiddelen uit je organisatie).

Onderstaand figuur zet de harde kant af tegen de zachte kant.

Figuur gebaseerd op DEWG/OGC (www.ogc.gov.uk)

Als je de mindset hebt tot flex-en (flexwerken) zonder dat je omgeving en je ICT middelen dit bevestigen of mogelijk maken, is een moeilijke verandering. Je denkt “nieuw” maar moet dat doen met “oude” middelen in een traditioneel hokjes-kantoor. Fysieke aanpassingen en het uitrollen van technologie zonder verder ontwikkeld gedrag en sturing betekent een oppervlakkige verandering die niet lang duurt. Hier zien we veel voorbeelden van kantoortuinen met aanwezigheidsplicht, onderverdeeld naar vaste hiërarchische afdelingen die dus “nieuw doen” maar nog steeds “oud denken”.

Combineer je beide, dan wordt de gedragsontwikkeling ook bevestigd door de middelen en je omgeving. Dat blijft plakken. En die plakkerige boodschappen verwijzen altijd naar de combinatie van veranderbereidheid en verander bekwaamheid. Ze zijn boodschappen die je tegelijkertijd informeren en ook raken in je belevingswereld.

Laat dat nou de kern van je Plan van Aanpak zijn!

Yellow en Blue: de juiste mix van inventiviteit en structuur

Voorspelbaarheid en proces, maar toch de mogelijkheid om inventief te luisteren naar je klant?

Roland Hameeteman schreef het boek Yellow en Blue om uit te leggen hoe deze conflicterende paradigma’s onnodig veel energie kosten. Veel organisaties worstelen met het behouden van structuur maar toch iedere keer maar weer kunnen inspelen op de vraag van die klant.

Wil je het boek bestellen, dan kan dat op Management Boek, de echte tablet fanatics downloaden natuurlijk de e-book variant (check beschikbaarheid).

Het boek legt uit waarom het wringt. work21 kan je helpen om uit te leggen hoe je het vervolgens aanpakt. e-office heeft oplossingen om het concreet te maken richting software. Hoe kun je omgaan met creativiteit en inventiviteit met behoud van je voorspelbaarheid en je staande processen!

Thuiswerken, ergens werken, focus en Pomodoro…

Wat heeft Het Nieuwe Werken, thuiswerken, focus en tomaten danwel Pomodoro met elkaar te maken? Nou, vrijwel alles.

Zelf ben ik een groot voorstander om goede plekken te zoeken die aansluiten bij je activiteit. Hiervoor hanteer ik de volgende beslissingsboom:

1. werk je of werk je niet?
2. welke activiteit ga je uitvoeren?
3. is sociaal of brein in het spel?
4. waar kun je dat het beste doen?

Misschien wat meer uitleg? Komt ie…

1. werk je of niet?

Ik begrijp niets van de opmerkingen dat je gestoord wordt door je kinderen als je thuis werkt. Eigenlijk werkt het voor mij heel simpel: papa werkt en wordt niet gestoord, of papa heeft alle aandacht voor zijn kinderen en werkt dus NIET. Ik heb mijn kinderen geleerd dat ze mij niet mogen storen als ik in mijn kantoor ben. Niet schreeuwen, roepen, deur open maken etc. Maar als ik uit mijn kantoor kom, dan is papa er wel voor de kinderen. Maar dan ook onvoorwaardelijk. Heel helder en duidelijk voor mij en voor de kleine badapen.

Je moet echter wel strak schakelen, al bellend naar beneden lopen en met wilde gebaren de kinderen tot stilte manen… ik zie het me niet doen.

Dus is het effect ook heel duidelijk. Of je werkt gefocussed en bent zeer goed bereikbaar OF je besteed tijd aan je gezin en bent beperkt bereikbaar.

2. welke activiteit

Ik plan bewust mijn activiteiten en kan ze ook goed kwalificeren naar impact op mijn brein. Is het verwerken, is het bedenken, is het lezen, is het overpeinzen, is het klantgericht, is het intern, is het lange termijn of moet het nu af? Wat ga ik vandaag doen?

3. is het sociaal of brein?

Als de activiteit veronderstelt dat je een band opbouwt met een medemens (klinkt academisch, hoor) EN/OF je hebt het brein van je medemensch (bewust oud Hollands) nodig, kies dan zonder pardon voor de fysieke ontmoeting. Ga door de file, trotseer parkeerleed en ontmoet uw medemens! Er is geen virtuele vervanger voor een emotie of voor cooking pan creatie! Overigens mogen alle andere type activiteiten voor mij zoveel als mogelijk tijd- en plaatsonafhankelijk plaatsvinden! Skype, Lync, team sites, webcam, iMessage, SMS, het mag allemaal! En valt het op dat e-mail er NIET bij staat ;-)

4. en dan de vraag: waar?

Resteer nu de vraag: waar ga ik dit doen. Zelfs fysieke ontmoetingen laat ik steeds meer op plekken plaatsvinden waar we allemaal geinspireerd van raken. In de meeste HNW kantoren zijn ook zit- en stavormen te vinden met “een twist”. Ik ben daar blij mee en daag ook iedereen uit om eens gek te doen: gebruik de zitjes, ga staand vergaderen, spring van boomstronk naar boomstronk en sluit dat Smart Board eens aan!

en de tomaten dan?

Als extra hulpmiddel ben ik op het spoor gezet van The Pomodoro Technique. Korte sprints van opperste concentratie. Dit past goed in mijn eigen focus.

Dus thuiswerken (als een van de plekken), focus op je werk met een Pomodoro en een beslisboon voor je fysieke locatie gaat je helpen om je werk goed uit te voeren. Is dit een deel van Het Nieuwe Werken? Of mis ik iets?

Nummer één excuus bij gedragsverandering voor efficiënter werken

‘Ik heb geen tijd om daarmee aan de slag te gaan’ is het meest gehoorde excuusnummer om niet te starten met Het Nieuwe Werken. In de praktijk van implementaties van werkconcepten als (tools voor) efficiënter en slimmer werken kom ik dit argument bijna dagelijks tegen. Dat je er uiteindelijk tijdswinst mee boekt, wordt hierbij over het hoofd gezien.

Hoe komt het dat dit argument zo veel gebruikt wordt? En hoe weerleg je het? Het blijkt hardnekkig, met name doordat het sociaal geaccepteerd is. We vallen onszelf af als we ertegenin gaan, want wie heeft deze reden niet opgegeven bij het aanleren van iets nieuws in drukke tijden?

Buiten onszelf
Alhoewel we dit argument bij onszelf gerechtvaardigder vinden dan bij anderen (‘Ja, maar ík heb écht geen tijd, want…’) accepteren we het ook van anderen als goede reden om op de gebaande paden te blijven. Het slaat bovendien de discussie dood. Vragen naar waarmee iemand dan druk is, vinden we een aanslag op het privéleven en wordt sociaal niet geaccepteerd, zelfs niet als het gaat over iemands zakelijke agenda. Dus stel je die vraag niet zo snel.

‘Ik heb er geen tijd voor’ lijkt ook buiten onszelf te staan, alsof we er geen invloed op kunnen uitoefenen en overgeleverd zijn aan druk van buitenaf. Iemand sluit zich hiermee af om nieuwe dingen te leren. Dat het geen kwestie van tijd maar prioriTEIT is, behoeft geen nadere uitleg, dan alleen dat je er wel degelijk invloed op hebt.

Direct belonen
Ons brein is daarnaast ingesteld op kortetermijnbeloningen. Dit type beloning krijgt voorrang op die op de langere termijn, omdat het langetermijneffect door ons lastig in te schatten is en we dus liever kiezen voor de kortetermijnversie. Zo is het effect van efficiënter werken moeilijk direct in te schatten en loont het zich niet meteen. Mensen hebben het gevoel veel tijd te moeten investeren in iets waarvan ze nog niet precies weten hoe het er over een langere periode gaat uitzien. Doorgaan op de huidige wijze van werken loont dan meer, hoewel hóé dan vaak niet direct helder is.

Kleine stappen
Waarmee kun je deze ogenschijnlijk legitieme argumentatie weerleggen en zelfs omzeilen? Begin eenvoudig en klein bij de implementatie van een andere manier van werken. Focus je op quick wins – handelingen die eenvoudig zijn uit te voeren en die vrijwel direct resultaat opleveren. Wat die precies zijn, is uiteraard afhankelijk van je organisatie en werkwijze.

Weliswaar een harde manier, maar wel een effectieve, is het niet langer aanbieden van werkwijzen en tools die het oude gedrag ondersteunen. Denk bijvoorbeeld aan documentschijven die op alleen-lezen worden gezet, waardoor er wel gewerkt móét worden in de nieuwe (online) omgeving waarin documenten worden gedeeld en centraal beheerd.

Zelf ervaren door training
Voor elk nieuw soort gedrag en/of tool, is het raadzaam een fysieke training aan te bieden. Online trainingsmaterialen voor een nieuwe tool met een vrijblijvend karakter, die mensen op een zelfgekozen moment kunnen bekijken, worden zelden gebruikt als ze niet worden gecombineerd met fysieke momenten. Je aanmelden voor een training van een uur is toegankelijker dan zelf een moment in de agenda te prikken en ervoor gaan zitten – zeker als het niet verplicht is.

Vervolgens kunnen bijvoorbeeld floorwalkers de medewerkers op hun werkplek ondersteuning bieden, vragen beantwoorden en direct laten zien hoe iets werkt. Vaak wordt hiermee de drempel om op een andere manier te gaan werken grotendeels weggenomen.

No pain, no gain
En tja, het is nou eenmaal zo dat je je eerst een beetje moet inspannen om uiteindelijk verbeteringen in je werk te kunnen aanbrengen. No pain, no gain… Om je te verbeteren in bijvoorbeeld sport moet je je ook eerst inspannen door training en het verleggen van je grenzen.

‘Nothing is forever, except change’ is een gevleugelde boeddhistische uitspraak, die de kern van Het Nieuwe Werken in de context van ‘veranderende wereld van werken’ raakt. De manier waarop wij werken is continu aan verandering onderhevig en door dit te accepteren, staan we meer open voor nieuwe manieren van werken die dit naar mijn idee alleen maar leuker maken.

Hoe om te gaan met richtlijnen voor online kennisdelen en samenwerken?

Laatst vond er een bijeenkomst plaats over onder andere gedragsrichtlijnen voor een nieuw intern social media en samenwerkingsomgeving bij een overheidsorganisatie. Het doel was om te komen tot een proces om richtlijnen te bepalen en een aantal basis richtlijnen te bedenken voor deze nieuwe omgeving waarin online wordt samengewerkt en kennis gedeeld.

Nu is het zeker voor te stellen dat het opstellen van gedragsrichtlijnen wenselijk is om zoiets nieuws als een intern social media en samenwerkingsomgeving in goede banen te leiden. Als organisatie wil je graag dat je medewerkers ermee omgaan zoals je dat beoogd hebt. Aangezien het hier gaat om een interne social media omgeving, zul je hier specifiek naar moeten kijken. Je wilt voorkomen dat hele vetes op het platform worden uitgevochten, zichtbaar voor de hele goegemeente, of dat bedrijfsgevoelige of reputatieschadende informatie op straat komt te liggen.

Maar, is dat daadwerkelijk zo? Denken we nu echt dat medewerkers het online platform gaan gebruiken om met elkaar te ruziën? En is alleen een dergelijk platform synoniem voor op-straat-liggende-informatie?
Net als externe social media is ook het gebruik van interne social media niet meer anoniem. Bij alles wat je aan informatie plaatst, staat je naam weergegeven. Het draait hier steeds meer om 'zelfreputatiemanagement'. Medewerkers zijn zich hier steeds meer bewust van. En bedrijfsgevoelige informatie die eenvoudiger bij de concurrent komt te liggen? Uitwisselingen via mail en andere vormen van communicatie en informatiedelen zijn hier toch ook onderhevig aan?

Bovendien is het niet wenselijk met een hele waslijst aan richtlijnen te komen, want als ze al überhaupt gelezen worden, het stimuleert het creatief denkvermogen van mensen niet. En dat is nu juist nodig om mensen te laten samenwerken en hun expertise in te zetten om kennis te delen via een intern online platform. In een keurslijf gedrukt weet je niet meer wat nu wel kan of niet en zul je niet zo gauw de stap zetten om er gebruik van te maken.

En waar ligt eigenlijk het eigenaarschap van de inhoud van een social media en samenwerkingsomgeving? Bij het collectief, dus bij de mensen zelf. Er komt geen redactieproces aan te pas als iemand een blog post schrijft met hierin een verslag van een conferentie die hij heeft bijgewoond. Het zijn namelijk zíjn ervaringen en die zijn niet in een proces af te kaderen, dan alleen dat hij in het platform een aantal velden in moet vullen om zijn blog post te kunnen schrijven.

Wel of geen richtlijnen?
Maar waar doe je als organisatie dan goed aan? Helemaal geen richtlijnen? Of een beetje en zo ja, hoe ziet dat eruit? Wat is dan de juiste balans?
Om een richting te geven, kun je hiervoor als basis gebruikmaken van de werelden van Yellow & Blue. 'Blue' staat voor een mechanische, voorspelbare en maakbare wereld. In de wereld van 'Yellow ' gaat het over een omgeving waarin kennis en informatie vrij kan stromen, ruimte is voor creativiteit en vertrouwen een belangrijke basiswaarde is. Beide werelden staan met elkaar in verbinding, maar zitten elkaar niet in de weg. 'Blue' is de basis van de organisatie, de onderstroom waar processen en richtlijnen zijn vastgelegd. 'Yellow' kent een hoge mate van innovatieve denkkracht en wordt nauwelijks gestoord door enige kaders.

Yellow & Blue
Een intern social media en samenwerkingsplatform bevindt zich bij uitstek in de 'Yellow' wereld. Medewerkers kunnen hun expertise kenbaar maken middels hun profiel en aangeven wie ze zijn en wat ze drijft zonder gehinderd te worden door formele functieprofielkaders. Iemand is meer dan alleen maar administratief medewerker. Deze medewerker kan specifieke expertise hebben op administratief gebied en dit is niet zichtbaar in de Active Directory (= blauw) of via zijn functieprofiel (= blauw). Bovendien heeft hij recentelijk meegedraaid in een groot project waarin hij nog meer kennis heeft opgedaan die waardevol is voor de organisatie (= geel). Door dit allemaal kenbaar te maken in een online te benaderen profiel, maakt hij zelfstandig zijn kennis inzichtelijk en kunnen verbindingen ontstaan met anderen die op zoek zijn naar deze kennis (= geel).

De balans
De balans is ten eerste te vinden door je met name te richten op hoe richtlijnen de doelgroep kunnen helpen om nog beter kennis te delen en samen te werken. De blauwe onderstroom is hierin faciliterend aan de gele stroom, daar waar het moet gaan ontstaan.
Dus richt je meer op de manier waarop medewerkers het platform het beste kunnen gebruiken aan de hand van use cases en bepaal hierop je richtlijnen in de vorm van een tip. Een dergelijke richtlijn geeft hierdoor meer een manier van werken aan die je wilt bewerkstelligen, dan een harde grens van wat wel of niet is toegestaan. Daarnaast geeft het richting aan de medewerker om uit te leggen hoe hij het beste om kan gaan met een nieuwe manier van werken.

Ten tweede kun je voor algemene richtlijnen verwijzen naar al bestaande, zoals die met betrekking tot e-mailgedrag- en communicatierichtlijnen. En als laatste kun je hieraan wat specifieke richtlijnen toevoegen hoe nu om te gaan met social media, aangezien dit voor veel mensen nog een onbekende wereld is.

MindManager 2012 evaluatie en innovatie

Wat is MindManager 2012? Hoe helpt het met mindmappen? Wat is innovatief?

Als frequent gebruiker van MindJet’s MindManager voor het mindmappen van mijn work21 ideeën, interviews, brainstorms en plannetjes was ik dinsdag 11 oktober in Rotterdam te gast bij de Mindjet Road Show.

Als je vindt dat je jouw gedachten eigenlijk nooit lineair op papier krijgt, dan is mindmappen een mooie techniek om organisch aan de slag te gaan. Maar deze blog gaat over het nieuwste product van MindJet: MindManager 2012. Een zeer korte en subjectieve evaluatie!

de fat client is nog beter!

Zoals ook Microsoft in Office 2010 heeft erkend: een nieuwe versie heeft niet meeeeer functies, maar de aanwezige functies zijn beter bruikbaar. Betere interface, sneller gebruik, nog intuïtiever. MindJet richt zich op het “visueel verbinden van ideeën, informatie en mensen”. Binnen work21 noemen we dit het invullen van Yellow met een verbinding naar Blue.

Mijn selectie van favoriete aanpassingen:

• schoner menu achter New Map
• zoals in OneNote: Marker Index (een gegroepeerde lijst van alle in gebruik zijnde map markers: alle prio 1, alle taken, alle … op een rij)
• Analysis View: selecteer wat topics en gooi ze in een 2x2 analyse zoals een SWOT, drag n drop voor plaatsing in het juiste kwadrant en je prioriteiten zijn aangepast! (ik heb hier nog een tech issue mee….). Lijkt me interessant om dit eens in een workshop live uit te voeren!
• betere plaatsing van de brainstorm, nu met challenge cards (plaatjes om te associëren)
• invoegen van gelinkte SharePoint inhoud, vroeger een specifieke versie, nu standaard. SharePoint voor je project taken, maar wel MindManager om ze creatief te realiseren, een echt Yellow en Blue concept.
• review Map (misschien heb ik het over het hoofd gezien in MM9) identiek aan revisies in Word. In het geval dat je beurtelings (of via e-mail) aan een map werkt….
• drag n drop GANTT chart voor zeer “agile” projecten die maar weinig Blue (proces) kennen
• standaard (Power) filters zoals op prioriteit, op toegewezen aan, due deze week… Dat helpt zeker in de snelheid

Connect

Vanaf de 2012 versie is ook het gebruik van Connect mogelijk, de nieuwe cloud service van MindJet. Een browser interface. Gratis mappen delen, delen op basis van een e-mail adres. Als je meer wenst af te schermen, dan is er de betaalde variant. Ik zal nog eens goed kijken welke functies er NIET in de web variant zitten…. Het concept is al bekend van MindMeister, maar mijn investering zit al in alle functies van de fat client… Voor mij dus echt een oplossing (exporteren naar MindMeister is geen handige optie omdat je geen enkel beheer meer over je files hebt).

Zojuist met een collega (ik met de fat client, hij met de web variant) online samengewerkt aan een map. Dat gaat perfect. Duidelijke highlight. Misschien nog chat functie erbij?

Wat mij opvalt is dat de Save As richting Connect zeer goed werkt. Map wordt gesloten en weer vanuit online geopend. Nice.

Ik heb alleen nog het idee dat IE9 er wat traag op reageert. Collega Safari ging wel snel… Demo werd gegeven met Firefox…

En in de web interface zit een knop EverNote… Maar ik zie nog niets gebeuren… Spannend?

mobile

De iPad versie van MindManager (gratis) werkt met local files, Dropbox (zo maakte ik vandaag mijn notes) en Connect. Ik mis toch nog meer cloud storage zoals Box.net en SugarSync. Zal wel komen denk ik, maar Connect is volgens mij The Way To Go.

Het bekijken (en niet mobiel bewerken) van een Connect file is vrijwel zonder verlies aan opmaak. Dit uitgangspunt is de reden voor mij om bij MM te blijven: desktop, web en mobile varianten zonder verlies van data en opmaak.

mijn mening

De combinatie van een snelle en fijne desktop client (met presentatie mogelijkheden) en de web variant en een iPad variant is een super combi. MindMeister doet het precies andersom (van web naar mobile naar fat) maar blijkbaar ben ik verwend met de snelle en gemakkelijke interface van MindManager.

de toekomst

Er werd vriendelijk gevraagd wat terughoudend te zijn met de roadmap, maar wat gewoon logisch is in dit verhaal zijn de web ontwikkelingen, de SharePoint integraties (loopt al 1 jaar) en visueel presenteren van data. Clients krijgen updates, het web zal wel sneller gaan. De Mac gaat natuurlijk ook meespelen in het Connect verhaal…

En, oh ja, ze hebben CoHuman overgenomen. Dat zal leiden tot een interessante visualisatie van je Yellow taken! Een soort Tweedeck meets your tasks…

Mocht je nog iets willen weten over Yellow en Blue, work21, mindmappen, MindManager of SharePoint, laat maar weten!

PowerPoint presentaties op de iPad

Zelf werk ik sinds jaar en dag met PowerPoint. Omdat ik veel presenteer gebruik ik ook altijd de laatste versies, nu dus PowerPoint 2010.

Maar mijn presentaties moeten er ook goed uit zien op een iPad. Op mijn eigen iPad en op de iPad van mijn klanten. De combinatie Windows en Office versus iPad is nog geen naadloze combinatie. Werk aan de winkel dus.

Welke praktische tips kun je dan bedenken? Hier komen ze…

pas je template en huisstijl aan

De volgende lettertypen worden redelijk goed ondersteund op de iPad. Pas je eigen template.pptx gewoon aan om gebruik te maken van uitsluitend deze lettertypen. Doe dat via Quick Styles en default Fonts.

• Arial
• Courier (maar wie presenteert daar nog mee?)
• Papyrus (gebruik dit zeer selectief)
• Times New Roman (niet het best leesbaar op beamers)
• Trebuchet
• Verdana
• Gill Sans (maar wordt groter en dikker)
• Helvetica (geen Windows font, maar wel vaak geinstalleerd)
• Palatino (lijkt op Times Roman)

Heel veel andere lettertypen die niet ondersteund worden gaan geconverteerd worden naar Times Roman…

maak van PowerPoint creaties een snippet

Als je lekker aan het freubelen bent in PowerPoint, zoals het anders kleuren van plaatjes, draaien, flippen, ander contrast geven, bedenk dan dat de standaard weergave op een iPad hier niets mee doet. Je originele bronplaatjes staan nog steeds in je slide.

Ik maak van een (complexe) creatie gewoon een screenshot en plak die in de plaats van de SharePoint objecten. Werkt altijd. Maar dan kan ik het niet meer wijzigen. Nee, dat klopt, maar laat de bronsheet in je deck zitten en Verberg deze slide…

geef tekst de ruimte

De lettertypen zijn niet hetzelfde en mijn ervaring leert dat de iPad lettertypen wat groter worden dan de PowerPoint versie. Geef een tekstvak dus wat meer ruimte.

vereenvoudig animaties en slide overgangen

Aangezien de meeste viewers je presentatie gewoon weergeven als een lange rij aan slides, spelen overgangen bijna geen rol meer (wel als je de PowerPoint file doorstuurt naar Keynote, Docs to Go of Quick Office HD …). Als je dus veel animaties in je slides hebt zitten, maak dan meerdere slides om het effect te krijgen.

Luxe slide overgangen (niet zozeer mijn stijl) vervallen dus ook…

video embedding

Veel iPad viewers doen niets met jouw opgenomen video file. Ik zorg altijd voor een goede Video Poster (startscherm van je embedded video) met daarin de link of de zoekterm van deze video. Via je iPad app kun je dan deze video goed bekijken.

combinatie van figuren en tekst

Als je in PowerPoint je tekst perfect uitlijnt op figuren en objecten, dan zal de iPad variant je niet blij gaan maken. Perfecte uitlijning bestaat niet, dus: screen clip van je set, weggooien van je tekst en objecten, plakken van je clip als vervanger. Dan is het perfect.

speakernotes

In de iPad viewer zie je ze niet, maar in Office editors weer wel. Handig voor jezelf, maar ik verwijder ze altijd in gepubliceerde versies. Via File > Info > Check for Issues > Inspect Document > Presentation Notes.

Ik verwijder ook altijd Off Slide content en Custom XML.

presenteren

Het bekijken van de presentatie gaat nu prima met de ingebouwde views van e-mail of andere apps. Maar presenteren? Hiervoor heb je het VGA kabeltje nodig en een app om te presenteren op de beamer. Zelf converteer ik de PowerPoint presentatie op mijn eigen iPad naar Keynote. Dat gaat prima. Ik las dat Quick Office ook kan beamen (ga ik ook nog proberen).

Dus, met wat moeite kun je jouw PowerPoint 2010 presentatie op een iPad tonen zonder conversie problemen!