digitale hongerwinter of corporate brain? verander mee van eekhoorn naar stokstaartje

Iedereen worstelt met digitale documenten, we willen allemaal een mooi systeem dat alles voor ons bewaart en in een flits alles weer terug vindt. Bestaat zo'n systeem en waarom willen we dit eigenlijk?

Deze vragen houden mij bezig en samen met mij ook vele klanten. Zuchtend en steunend sparren we over het werken met digitale documenten en mijmeren we over de oude tijd waarin papier toch geduldig was.

hamster-DNA

Tijdens deze sessies constateer ik regelmatig dat mensen (in het algemeen natuurlijk, nooit jij als deelnemer) toch een stuk hamster-DNA bevatten. Ze sparen alles op en gooien nooit iets weg. Dat DNA is zo hardnekkig, dat iedereen er ook extra hangwangen van krijgt. Niet fysiek natuurlijk, maar digitale extra hangwangen. Geen idee waar ik het over heb? Denk dan eens aan je D schijf, je e-mail mappen (archief), je extra kopie op de Q schijf en die insteekmapjes in je ladeblok. Allemaal hangwangen. Zelf verzameld en zelf bewaard. Je eigen archief.

Voor de deelnemers is deze metafoor meestal erg herkenbaar, ze zien ook wel dat dit niet de manier is om te bouwen aan een corporate brain. Maar voortschrijdend inzicht maakte het alleen nog maar erger. Niet alleen verzamelen we de documenten voor eigen gebruik op eigen plekken, we vergeten ook nog eens waar we ze hebben gelaten! Dus vanaf nu noem ik ons gewoon "eekhoorns". Alles verzamelen wat je kan vinden, opbergen op plaatsen die jij alleen kent om vervolgens te vergeten waar je het hebt gelaten.

digitale hongerwinter

Als we zo doorgaan hebben we met z'n allen digitale honger in de winter! Geen hergebruik van reeds bedachte ideeën, geen idee welke collega nu met wat bezig is, geen toevoeging aan je organisatie als je eens iets moois hebt bedacht. Kortom, geen corporate brain. Ondanks al onze tools en opslagmogelijkheden hebben we toch nog honger!

Als tegenwerping hoor ik vaak dat de zoekmachine niet goed werkt. Dat is inderdaad vaak het geval, omdat 'terug vinden' niet altijd bovenaan de wensenlijst staat als het gaat om het inrichten van een systeem. Een plek om het op te slaan haalt de requirementslijst vaak wel. Zeker als we redeneren vanuit onze welbekende Q schijf.

Met de volgende basisprincipes komt je eigenlijk al een heel eind:

basis principes voor het systeem

• het systeem is ingericht om terug te vinden, niet om op te slaan
• met extra informatie over je document help je anderen om het terug te vinden
• openbaar, tenzij (in het systeem en in je hoofd)
• er is maar 1 exemplaar en het zelf opslaan van een kopie is al teveel werk

basis principes voor je hoofd

• wat je maakt is voor iedereen in je organisatie
• denk niet na wie hier nou op zit te wachten, deel het onvoorwaardelijk
• een kopie van een document mag, maar het is een vernietigbaar exemplaar (en zeker niet de laatste versie)
• accepteer dat een systeem vele malen beter is in versiebeheer dan jij (echt waar)

what’s in it for me?

De beloning voor beter nadenken over digitale documenten zit in je eigen hergebruik van je collega's materialen. Als je dat niet wenst, niet wil of niet doet, dan mis je alle jaren ervaring die in je eigen organisatie rond loopt. Leer met een klein groepje gebruik te maken van het corporate brain. Je zult zien dat de aanpassing van je routine dan veel gemakkelijker verloopt dan je denkt.

Misschien ontwikkelen we dan wel van eekhoorns naar stokstaartjes? Zij kijken altijd om zich heen naar nieuwe informatie en houden elkaar keurig op de hoogte. Ik ben benieuwd naar jouw evolutie.

Vier goede voornemens voor na de vakantie

Tijdens de redactiebijeenkomst van de e-office en work21 blog community werd ik getriggerd doordat een collega van mij wilde gaan schrijven over multitasken. Daar ontstond een levendige discussie of dit nu wel kan en of dit goed voor je is. Een week later stond in de krant dat de CEO van Swisscom zichzelf van het leven beroofde, waarbij altijd bezig zijn een belangrijke rol speelde. 

Hij zei daarover: "Je kijkt de hele tijd op je smartphone of er geen nieuwe mails zijn binnengekomen. Je komt eigenlijk nooit meer tot rust. Je zou de telefoon moeten uitschakelen. Maar ik merk dat ik steeds meer problemen heb om tot rust te komen en het tempo te verminderen."

balans?

Ik denk dat dit heel kenmerkend is voor de huidige tijd. We zijn de hele dag druk en multitasken ons suf. Vandaag de dag krijgt de mens in circa 3 maanden tijd dezelfde hoeveelheid informatie te verwerken als de vorige generatie tijdens hun hele leven. Ook blijkt uit onderzoek dat de werkdruk enorm is toegenomen voornamelijk door de komst van digitale technologie zoals internet en smartphones. Er is binnen organisaties veel stil verzuim door werkdruk en stress. Veel mensen blijken niet in staat een juiste balans te vinden.

multitasken

Waarom zijn we zo onrustig, willen we onze tijd altijd "goed" benutten en toch vooral bellen in de auto om deze reistijd ook nuttig te gebruiken?  We weten dat rust goed voor ons is en toch blijkt het in de praktijk vaak lastig en blijven we doorhollen. Het antwoord hierop is natuurlijk persoonlijk, maar het lijkt soms wel alsof je in tegenwoordig druk moet zijn, anders tel je niet mee.  Sommigen zijn zelfs trots dat ze meer dan 100 e-mails per dag krijgen. Dat geeft bij sommige organisaties kennelijk aan hoe belangrijk je bent. Altijd bereikbaar en druk zijn, lijkt de norm en geeft ons een soort schijngevoel van controle. Ik geloof niet in multitasken. Uiteraard maak ik mij als werkende moeder regelmatig schuldig aan mulitasken, maar ik ben er niet goed in en word er erg onrustig van. Je kunt maar één ding met de volle 100% aandacht doen. Door continu bezig en bereikbaar te zijn, blijven we teveel in ons hoofd en missen we daardoor de verbinding met ons lijf en onze werkelijke behoeften.

zomerperiode

Ik zou zeggen, gebruik de zomerperiode eens om wat vaker in de "zijn"stand te gaan en probeer dat vol te houden. Tips hiervoor:

• Maak heldere afspraken over bereikbaarheid op je werk.
• Las "offline" periodes in (avonden, vakanties).
• Zet je hoofd eens "stil" door je bijvoorbeeld te concentreren op het verlengen van je uitademing.
• Leg tijdens het eten je smartphone weg en proef wat je eet.

We zijn immers human beings, geen human doings…..

Alpe dHuZes, fietsen maakt strijdbaar

Woensdag 5 juni hebben onze mannen Roland, Rutger en Thierry wederom de Alpe d’Huez beklommen. 

Samen hebben zij, met dank aan veel collega’s, partners van e-office, e-office en work21 maar liefst 33.000 euro opgehaald!!! 

Wij zijn weer ontzettend trots op jullie prestaties! Zie hier ook de blog van Roland Hameeteman.

http://www.e-office.com/corporate/index/alpedhuzesfietsenmaaktstrijdbaar#.UbW1Q5VGd74 

7 tips voor meer vitaliteit op de werkvloer

Door Karen Frank.

Laatst was ik op een congres over duurzame inzetbaarheid van medewerkers, georganiseerd door het ministerie van Sociale Zaken en Werkgelegenheid. Aanleiding voor dit congres: van alle werknemers in Nederland heeft 41% last van werkstress en 13% een burn-out. Dat maakt dat het verbeteren van veerkracht, weerbaarheid en mentale en lichamelijke vitaliteit bij veel organisaties op de agenda belandt.

Nu hoor ik je denken, duurzame inzetbaarheid, vitaliteit, wat heeft dat met de e-office groep te maken? Alles. Bij e-office en work21 geloven we namelijk in de Kracht van Mensen. Wij willen mensen helpen hun volle potentie te ontwikkelen en het optimale uit hun talenten te halen. Mensen helpen groeien waardoor vervolgens ook het bedrijf groeit. Nu doen we dat bij e-office door mensen beter met elkaar te laten samenwerken en kennis te delen.  Maar wil je een vitale organisatie zijn die kan inspelen op veranderende (markt)omstandigheden dan heb je naast technologie om beter samen te kunnen werken, ook vitale mensen nodig. Alleen als je vitaal bent kan de creativiteit, kennis en het talent optimaal stromen.

Op het congres maakte Jochem Uytdehaage een leuke vergelijking met de topsport. Daar traint men veel, speelt een wedstrijd om vervolgens weer te herstellen en te trainen voor de volgende wedstijd. In het bedrijfsleven zijn we voornamelijk bezig met het spelen van de wedstrijd en weinig met trainen of met herstellen. 

En door Het Nieuwe Werken vervagen die grenzen nog meer. Gelukkig droeg Jochem een aantal oplossingen aan, waar ik me helemaal in kan vinden:

1. Ga mediteren: we kunnen namelijk niet waarnemen en denken tegelijk. 
    Dus denk je teveel, ga dan terug naar je waarneming op dat moment.
2. Zorg voor tijd met ongestoorde aandacht. Als je aandacht wordt getrokken, 
    duurt het 7-10 minuten voordat je weer met je aandacht terug bent bij waar je 
    mee bezig was. Dit kost erg veel energie.  
3. Eet goede voeding die je lijf voedt in plaats van vult en zorgt voor meer energie.  
4. Zorg voor voldoende slaap.

Ik wil daar zelf nog drie tips aan toevoegen:

5. Zorg voor een doel in lijn met je bezieling, dan verspil je weinig energie.
6. Ga op zoek naar positieve berichten en humor: lachen en positief denken 
   verminderen stress en zorgen voor meer vitaliteit.
7. Maakt een lijstje met jouw top 10 prioriteiten, waar je je tijd en aandacht aan
   wilt besteden. Wedden dat TV kijken niet hoog scoort.


Bedrijven die nu al inzetten op meer vitaliteit op de werkvloer hebben straks gezonde en vitale medewerkers die de uitdagingen van de 21-ste eeuw aankunnen.

Dus allemaal aan de slag met vitaliteitsmanagement binnen je organisatie!  En binnenkort meer over dit onderwerp.  

Hoeveel tijd kost een activiteit? Pomodoro stap 1.

In mijn reis naar Certified Pomodoro Technique ® Master bestaat de eerste stap uit het onderzoeken hoeveel tijd een activiteit nou eigenlijk kost.

Het gaat mis

Volgens mij gaat zoiets in je hoofd even mis. Je gaat er van uit dat je perfect kunt inschatten hoeveel tijd iets eigenlijk kost. Maar waarom blijft er aan het eind van de dag toch zoveel liggen. Blijkbaar lijdt ik aan een chronische aandoening: zelfoverschatting in tijd.

Ik denk dus dat een activiteit een uurtje tijd kost, maar in werkelijkheid is dat langer… Maar waarom? Hier heb ik eens even over nagedacht en ben gekomen tot het volgende lijstje:

• externe verstoringen (zoals telefoon, bezoek, deurbel)
• interne verstoringen (zoals e-mail, fantasie, mijmeringen etc.)
• perfectionisme (het kan altijd beter, toch)
• prioriteiten even scheef, dus het andere moet toch nog even voor
• het aantal flits-activiteiten is te groot (kleine mini activiteiten die door het grote volume serieus tijd gaan vreten)
• lichamelijke ongemakken (dorst, honger, snoep-aanval, toilet bezoek)

Misschien kom ik op deze reis op nog meer redenen waarom mijn aandoening niet echt prettig aanvoelt.

Voorzichtige conclusies

Als ik kijk naar mijn lijstje met activiteiten en ik zie hoe lang ik er werkelijk mee bezig ben, dan concludeer ik twee dingen:

1. alle activiteiten duren feitelijk langer (dat maakt mijn aandoening chronisch)
2. de overshoot is ongeveer 25% tot 30% (dat maakt mijn aandoening pijnlijk)

Het moet dus anders, en zoals bij elk doktersbezoek: het is niet fijn om te horen dat er iets mis is… je weet dat je er nu iets aan kan (of moet) doen. Tijd voor actie dus!

Eerstvolgende aktie

Ik krijg al een aardig inzicht in het "waarom het langer duurt dan gepland". En daarmee heb ik aangetoond dat ik de eerste stap succesvol heb gezet! 

1. onderzoek hoeveel tijd een activiteit werkelijk kost DONE!
2. leer hoe je jezelf kunt beschermen tegen verstoringen van buitenaf
3. maak goede inschattingen over het aantal pomodoro's die je nodig hebt voor een activiteit
4. plan ook het afvinken en evalueren in
5. plan de pomodoro's in je eigen dagritme
6. vind je eigen doelstelling om te werken met de pomodoro's

In de volgende blog lees je mijn beschermingsmaatregelen. Keep U Posted!

 

Mijn reis naar een Certified Pomodoro Technique ® Master

We zijn altijd op zoek naar meer tijd, hogere kwaliteit, meer doen in minder tijd. Maar hoe?

Een van de technieken waar ik al eerder over schreef is The Pomodoro Technique. Ik was al een fan en gebruik het vooral als ik thuis werk en de zaken af moet maken. Maar ik wil dit naar een hoger plan trekken. Waarom?

Een hoger plan

Ik vind dat mijn tijd kostbaar is. Zakelijk gezien (het is druk, dus moet er veel in de beschikbare tijd) maar ook privé (alleen maar werken is niet wat je leven inhoud geeft). Dus: doelen stellen, akties SMART maken, planning maken en GAAN!

 

Het plan

Mijn plan is dus om Certified Pomodoro Master te worden. En wie heeft daar wat aan? Nou, dat is makkelijk: IKZELF. Vind ik wel een prettige doelgroep voor mijn plan! Het is mijn eigen reis om beter met mijn tijd om te gaan. Het enige wat je hiervoor moet doen is het vastleggen van het doorlopen van 6 stappen.

6 stappen

De certificering gaat er van uit dat je aangeeft dat je de volgende 6 doelstellingen expliciet doorloopt:

1. onderzoek hoeveel tijd een activiteit werkelijk kost
2. leer hoe je jezelf kunt beschermen tegen verstoringen van buitenaf
3. maak goede inschattingen over het aantal pomodoro's die je nodig hebt voor een activiteit
4. plan ook het afvinken en evalueren in
5. plan de pomodoro's in je eigen dagritme
6. vind je eigen doelstelling om te werken met de pomodoro's

Mijn stok achter de deur

Deze blogs (de postings verschijnen op meerdere blogs) gebruik ik om aan te tonen dat ik voortgang boek op de 6 stappen. Geen Hiep Hiep Hoera verhalen, maar de toppen en dalen van deze reis. Ik wil dit echt, dus gaat het ook gebeuren. De bestemming is gekozen, de reis is vol verrassingen.

Mijn uitdaging

Mijn uitdaging is om mijn plan vol te houden. Ik zou het fantastisch vinden als je mij af en toe wat steun wil geven (Twitter, blog reactie, bellen, mailen, wat jou het beste uit komt). Misschien kan ik je zelfs verleiden om mee te doen?

Vraagt HNW om een sociaal intranet?

De stelling van een vorige poll was: Het Nieuwe Werken vraagt om een interactief en sociaal intranet, dat samenwerken en kennisdelen faciliteert. Eens, zei exact 50 procent van de stemmers, een sociaal intranet is nodig om samenwerking te stimuleren en effectiever te maken. Zeker in een organisatie waar men tijd- en plaatsonafhankelijk werkt. Nog eens 37 procent kon zich in de stelling vinden, maar was van mening dat de vrijheid om kennis te delen wordt gestimuleerd met een interactief platform. Een absolute minderheid was het oneens met de stelling, en wel omdat ze vonden dat Het Nieuwe Werken ook prima kan zonder interactief en sociaal intranet (8 procent), en samenwerken en kennisdelen het best werkt door fysiek bij elkaar te zijn (2 procent).

De score van de stellingen heb ik dit keer in een eigenwijze infographic gestopt. Waarom? Het is in intranetland nogal een strijd tussen het corporate deel (vaak verplichte kost genoemd) en de ontwikkelingen op andere domeinen, zoals samenwerken, sociale innovatie een kennisdelen. De laatste drie onderdelen worden steeds vaker toegevoegd, maar verhouden zich maar vreemd ten opzichte van de verplichte kost. De reden hiervoor is het bestaan van het omkeerprincipe.

Het blauwe deel van het intranet

Het blauwe deel is het voorspelbare deel, het maakbare deel en dat deel waarbij van boven naar beneden wordt aangeboden. Het is corporate communicatie, de directie, de HR-afdeling die wat meldt. Prima informatie, soms zelfs bij wet verplicht. Goed om te weten, en zeker gevalideerd en goedgekeurd. Maar is dat alles?

Het gele deel van jouw intranet

In de titel is het ook vervangen door ‘jouw’. En niet voor niets. In het gele deel van je intranet vind je jouw documenten, jouw collega’s, jouw opgebouwde maar ook opgevraagde kennis, en bouwt jouw reactie op andermans werk ook aan je eigen profiel. Het sociale domein dus,bottom-up en user generated.

We zien dat het blauwe deel op andere principes is gebaseerd dan het gele. En dat is maar goed ook. Als de blauwe principes (goedkeuring, validatie, redigeren) worden toegepast op je gele (sociale) deel, houdt het snel op met kennisdelen, reageren, bloggen, waarderen en co-creëren. Maar andersom geldt precies hetzelfde. Als de HR-informatie nog een conceptversie uit de samenwerking is, waar mag ik dan van uitgaan? Is de informatie wel correct? Dat geeft maar een slecht gevoel.

Hoe kun je het aanpakken?

Beschouw je intranet eens als een bouwplaat. Het kan al werken na drie stappen

STAP 1. Knip het blauwe deel uit en geef dit aan de eigenaar. Knip het gele deel uit en geef dat aan iedereen. Want iedereen is eigenaar van het gele stuk.

STAP 2. Steek zowel het blauwe deel als het gele deel in de gleufjes van het platform. Mooi, nu heb je een eenduidige gebruikerservaring en integraal zoeken mogelijk gemaakt. Of de informatie vastgesteld is in blauw, of subjectief leeft in geel, maakt niet uit, want jij hebt toegang!

STAP 3. Plak geel en blauw eens tegen elkaar aan. Niet schudden of mixen, want dan haal je niet de kracht uit de twee delen van je intranet. Maar zorg ervoor dat je gebruikers precies weten, of ze in het publicerende blauwe deel zitten, of in het sociale en co-creërende deel.

De combinatie van de twee gaan we social business noemen. Hierbij alvast de letter i. Van ik. Van: ik begin vandaag, en: ik begin zelf. Plak ze!

Dit artikel is eerder gepubliceerd op Werken 2.0 blog.