Yellow en Blue: de juiste mix van inventiviteit en structuur

Voorspelbaarheid en proces, maar toch de mogelijkheid om inventief te luisteren naar je klant?

Roland Hameeteman schreef het boek Yellow en Blue om uit te leggen hoe deze conflicterende paradigma’s onnodig veel energie kosten. Veel organisaties worstelen met het behouden van structuur maar toch iedere keer maar weer kunnen inspelen op de vraag van die klant.

Wil je het boek bestellen, dan kan dat op Management Boek, de echte tablet fanatics downloaden natuurlijk de e-book variant (check beschikbaarheid).

Het boek legt uit waarom het wringt. work21 kan je helpen om uit te leggen hoe je het vervolgens aanpakt. e-office heeft oplossingen om het concreet te maken richting software. Hoe kun je omgaan met creativiteit en inventiviteit met behoud van je voorspelbaarheid en je staande processen!

Thuiswerken, ergens werken, focus en Pomodoro…

Wat heeft Het Nieuwe Werken, thuiswerken, focus en tomaten danwel Pomodoro met elkaar te maken? Nou, vrijwel alles.

Zelf ben ik een groot voorstander om goede plekken te zoeken die aansluiten bij je activiteit. Hiervoor hanteer ik de volgende beslissingsboom:

1. werk je of werk je niet?
2. welke activiteit ga je uitvoeren?
3. is sociaal of brein in het spel?
4. waar kun je dat het beste doen?

Misschien wat meer uitleg? Komt ie…

1. werk je of niet?

Ik begrijp niets van de opmerkingen dat je gestoord wordt door je kinderen als je thuis werkt. Eigenlijk werkt het voor mij heel simpel: papa werkt en wordt niet gestoord, of papa heeft alle aandacht voor zijn kinderen en werkt dus NIET. Ik heb mijn kinderen geleerd dat ze mij niet mogen storen als ik in mijn kantoor ben. Niet schreeuwen, roepen, deur open maken etc. Maar als ik uit mijn kantoor kom, dan is papa er wel voor de kinderen. Maar dan ook onvoorwaardelijk. Heel helder en duidelijk voor mij en voor de kleine badapen.

Je moet echter wel strak schakelen, al bellend naar beneden lopen en met wilde gebaren de kinderen tot stilte manen… ik zie het me niet doen.

Dus is het effect ook heel duidelijk. Of je werkt gefocussed en bent zeer goed bereikbaar OF je besteed tijd aan je gezin en bent beperkt bereikbaar.

2. welke activiteit

Ik plan bewust mijn activiteiten en kan ze ook goed kwalificeren naar impact op mijn brein. Is het verwerken, is het bedenken, is het lezen, is het overpeinzen, is het klantgericht, is het intern, is het lange termijn of moet het nu af? Wat ga ik vandaag doen?

3. is het sociaal of brein?

Als de activiteit veronderstelt dat je een band opbouwt met een medemens (klinkt academisch, hoor) EN/OF je hebt het brein van je medemensch (bewust oud Hollands) nodig, kies dan zonder pardon voor de fysieke ontmoeting. Ga door de file, trotseer parkeerleed en ontmoet uw medemens! Er is geen virtuele vervanger voor een emotie of voor cooking pan creatie! Overigens mogen alle andere type activiteiten voor mij zoveel als mogelijk tijd- en plaatsonafhankelijk plaatsvinden! Skype, Lync, team sites, webcam, iMessage, SMS, het mag allemaal! En valt het op dat e-mail er NIET bij staat ;-)

4. en dan de vraag: waar?

Resteer nu de vraag: waar ga ik dit doen. Zelfs fysieke ontmoetingen laat ik steeds meer op plekken plaatsvinden waar we allemaal geinspireerd van raken. In de meeste HNW kantoren zijn ook zit- en stavormen te vinden met “een twist”. Ik ben daar blij mee en daag ook iedereen uit om eens gek te doen: gebruik de zitjes, ga staand vergaderen, spring van boomstronk naar boomstronk en sluit dat Smart Board eens aan!

en de tomaten dan?

Als extra hulpmiddel ben ik op het spoor gezet van The Pomodoro Technique. Korte sprints van opperste concentratie. Dit past goed in mijn eigen focus.

Dus thuiswerken (als een van de plekken), focus op je werk met een Pomodoro en een beslisboon voor je fysieke locatie gaat je helpen om je werk goed uit te voeren. Is dit een deel van Het Nieuwe Werken? Of mis ik iets?

Nummer één excuus bij gedragsverandering voor efficiënter werken

‘Ik heb geen tijd om daarmee aan de slag te gaan’ is het meest gehoorde excuusnummer om niet te starten met Het Nieuwe Werken. In de praktijk van implementaties van werkconcepten als (tools voor) efficiënter en slimmer werken kom ik dit argument bijna dagelijks tegen. Dat je er uiteindelijk tijdswinst mee boekt, wordt hierbij over het hoofd gezien.

Hoe komt het dat dit argument zo veel gebruikt wordt? En hoe weerleg je het? Het blijkt hardnekkig, met name doordat het sociaal geaccepteerd is. We vallen onszelf af als we ertegenin gaan, want wie heeft deze reden niet opgegeven bij het aanleren van iets nieuws in drukke tijden?

Buiten onszelf
Alhoewel we dit argument bij onszelf gerechtvaardigder vinden dan bij anderen (‘Ja, maar ík heb écht geen tijd, want…’) accepteren we het ook van anderen als goede reden om op de gebaande paden te blijven. Het slaat bovendien de discussie dood. Vragen naar waarmee iemand dan druk is, vinden we een aanslag op het privéleven en wordt sociaal niet geaccepteerd, zelfs niet als het gaat over iemands zakelijke agenda. Dus stel je die vraag niet zo snel.

‘Ik heb er geen tijd voor’ lijkt ook buiten onszelf te staan, alsof we er geen invloed op kunnen uitoefenen en overgeleverd zijn aan druk van buitenaf. Iemand sluit zich hiermee af om nieuwe dingen te leren. Dat het geen kwestie van tijd maar prioriTEIT is, behoeft geen nadere uitleg, dan alleen dat je er wel degelijk invloed op hebt.

Direct belonen
Ons brein is daarnaast ingesteld op kortetermijnbeloningen. Dit type beloning krijgt voorrang op die op de langere termijn, omdat het langetermijneffect door ons lastig in te schatten is en we dus liever kiezen voor de kortetermijnversie. Zo is het effect van efficiënter werken moeilijk direct in te schatten en loont het zich niet meteen. Mensen hebben het gevoel veel tijd te moeten investeren in iets waarvan ze nog niet precies weten hoe het er over een langere periode gaat uitzien. Doorgaan op de huidige wijze van werken loont dan meer, hoewel hóé dan vaak niet direct helder is.

Kleine stappen
Waarmee kun je deze ogenschijnlijk legitieme argumentatie weerleggen en zelfs omzeilen? Begin eenvoudig en klein bij de implementatie van een andere manier van werken. Focus je op quick wins – handelingen die eenvoudig zijn uit te voeren en die vrijwel direct resultaat opleveren. Wat die precies zijn, is uiteraard afhankelijk van je organisatie en werkwijze.

Weliswaar een harde manier, maar wel een effectieve, is het niet langer aanbieden van werkwijzen en tools die het oude gedrag ondersteunen. Denk bijvoorbeeld aan documentschijven die op alleen-lezen worden gezet, waardoor er wel gewerkt móét worden in de nieuwe (online) omgeving waarin documenten worden gedeeld en centraal beheerd.

Zelf ervaren door training
Voor elk nieuw soort gedrag en/of tool, is het raadzaam een fysieke training aan te bieden. Online trainingsmaterialen voor een nieuwe tool met een vrijblijvend karakter, die mensen op een zelfgekozen moment kunnen bekijken, worden zelden gebruikt als ze niet worden gecombineerd met fysieke momenten. Je aanmelden voor een training van een uur is toegankelijker dan zelf een moment in de agenda te prikken en ervoor gaan zitten – zeker als het niet verplicht is.

Vervolgens kunnen bijvoorbeeld floorwalkers de medewerkers op hun werkplek ondersteuning bieden, vragen beantwoorden en direct laten zien hoe iets werkt. Vaak wordt hiermee de drempel om op een andere manier te gaan werken grotendeels weggenomen.

No pain, no gain
En tja, het is nou eenmaal zo dat je je eerst een beetje moet inspannen om uiteindelijk verbeteringen in je werk te kunnen aanbrengen. No pain, no gain… Om je te verbeteren in bijvoorbeeld sport moet je je ook eerst inspannen door training en het verleggen van je grenzen.

‘Nothing is forever, except change’ is een gevleugelde boeddhistische uitspraak, die de kern van Het Nieuwe Werken in de context van ‘veranderende wereld van werken’ raakt. De manier waarop wij werken is continu aan verandering onderhevig en door dit te accepteren, staan we meer open voor nieuwe manieren van werken die dit naar mijn idee alleen maar leuker maken.

Hoe om te gaan met richtlijnen voor online kennisdelen en samenwerken?

Laatst vond er een bijeenkomst plaats over onder andere gedragsrichtlijnen voor een nieuw intern social media en samenwerkingsomgeving bij een overheidsorganisatie. Het doel was om te komen tot een proces om richtlijnen te bepalen en een aantal basis richtlijnen te bedenken voor deze nieuwe omgeving waarin online wordt samengewerkt en kennis gedeeld.

Nu is het zeker voor te stellen dat het opstellen van gedragsrichtlijnen wenselijk is om zoiets nieuws als een intern social media en samenwerkingsomgeving in goede banen te leiden. Als organisatie wil je graag dat je medewerkers ermee omgaan zoals je dat beoogd hebt. Aangezien het hier gaat om een interne social media omgeving, zul je hier specifiek naar moeten kijken. Je wilt voorkomen dat hele vetes op het platform worden uitgevochten, zichtbaar voor de hele goegemeente, of dat bedrijfsgevoelige of reputatieschadende informatie op straat komt te liggen.

Maar, is dat daadwerkelijk zo? Denken we nu echt dat medewerkers het online platform gaan gebruiken om met elkaar te ruziën? En is alleen een dergelijk platform synoniem voor op-straat-liggende-informatie?
Net als externe social media is ook het gebruik van interne social media niet meer anoniem. Bij alles wat je aan informatie plaatst, staat je naam weergegeven. Het draait hier steeds meer om 'zelfreputatiemanagement'. Medewerkers zijn zich hier steeds meer bewust van. En bedrijfsgevoelige informatie die eenvoudiger bij de concurrent komt te liggen? Uitwisselingen via mail en andere vormen van communicatie en informatiedelen zijn hier toch ook onderhevig aan?

Bovendien is het niet wenselijk met een hele waslijst aan richtlijnen te komen, want als ze al überhaupt gelezen worden, het stimuleert het creatief denkvermogen van mensen niet. En dat is nu juist nodig om mensen te laten samenwerken en hun expertise in te zetten om kennis te delen via een intern online platform. In een keurslijf gedrukt weet je niet meer wat nu wel kan of niet en zul je niet zo gauw de stap zetten om er gebruik van te maken.

En waar ligt eigenlijk het eigenaarschap van de inhoud van een social media en samenwerkingsomgeving? Bij het collectief, dus bij de mensen zelf. Er komt geen redactieproces aan te pas als iemand een blog post schrijft met hierin een verslag van een conferentie die hij heeft bijgewoond. Het zijn namelijk zíjn ervaringen en die zijn niet in een proces af te kaderen, dan alleen dat hij in het platform een aantal velden in moet vullen om zijn blog post te kunnen schrijven.

Wel of geen richtlijnen?
Maar waar doe je als organisatie dan goed aan? Helemaal geen richtlijnen? Of een beetje en zo ja, hoe ziet dat eruit? Wat is dan de juiste balans?
Om een richting te geven, kun je hiervoor als basis gebruikmaken van de werelden van Yellow & Blue. 'Blue' staat voor een mechanische, voorspelbare en maakbare wereld. In de wereld van 'Yellow ' gaat het over een omgeving waarin kennis en informatie vrij kan stromen, ruimte is voor creativiteit en vertrouwen een belangrijke basiswaarde is. Beide werelden staan met elkaar in verbinding, maar zitten elkaar niet in de weg. 'Blue' is de basis van de organisatie, de onderstroom waar processen en richtlijnen zijn vastgelegd. 'Yellow' kent een hoge mate van innovatieve denkkracht en wordt nauwelijks gestoord door enige kaders.

Yellow & Blue
Een intern social media en samenwerkingsplatform bevindt zich bij uitstek in de 'Yellow' wereld. Medewerkers kunnen hun expertise kenbaar maken middels hun profiel en aangeven wie ze zijn en wat ze drijft zonder gehinderd te worden door formele functieprofielkaders. Iemand is meer dan alleen maar administratief medewerker. Deze medewerker kan specifieke expertise hebben op administratief gebied en dit is niet zichtbaar in de Active Directory (= blauw) of via zijn functieprofiel (= blauw). Bovendien heeft hij recentelijk meegedraaid in een groot project waarin hij nog meer kennis heeft opgedaan die waardevol is voor de organisatie (= geel). Door dit allemaal kenbaar te maken in een online te benaderen profiel, maakt hij zelfstandig zijn kennis inzichtelijk en kunnen verbindingen ontstaan met anderen die op zoek zijn naar deze kennis (= geel).

De balans
De balans is ten eerste te vinden door je met name te richten op hoe richtlijnen de doelgroep kunnen helpen om nog beter kennis te delen en samen te werken. De blauwe onderstroom is hierin faciliterend aan de gele stroom, daar waar het moet gaan ontstaan.
Dus richt je meer op de manier waarop medewerkers het platform het beste kunnen gebruiken aan de hand van use cases en bepaal hierop je richtlijnen in de vorm van een tip. Een dergelijke richtlijn geeft hierdoor meer een manier van werken aan die je wilt bewerkstelligen, dan een harde grens van wat wel of niet is toegestaan. Daarnaast geeft het richting aan de medewerker om uit te leggen hoe hij het beste om kan gaan met een nieuwe manier van werken.

Ten tweede kun je voor algemene richtlijnen verwijzen naar al bestaande, zoals die met betrekking tot e-mailgedrag- en communicatierichtlijnen. En als laatste kun je hieraan wat specifieke richtlijnen toevoegen hoe nu om te gaan met social media, aangezien dit voor veel mensen nog een onbekende wereld is.

MindManager 2012 evaluatie en innovatie

Wat is MindManager 2012? Hoe helpt het met mindmappen? Wat is innovatief?

Als frequent gebruiker van MindJet’s MindManager voor het mindmappen van mijn work21 ideeën, interviews, brainstorms en plannetjes was ik dinsdag 11 oktober in Rotterdam te gast bij de Mindjet Road Show.

Als je vindt dat je jouw gedachten eigenlijk nooit lineair op papier krijgt, dan is mindmappen een mooie techniek om organisch aan de slag te gaan. Maar deze blog gaat over het nieuwste product van MindJet: MindManager 2012. Een zeer korte en subjectieve evaluatie!

de fat client is nog beter!

Zoals ook Microsoft in Office 2010 heeft erkend: een nieuwe versie heeft niet meeeeer functies, maar de aanwezige functies zijn beter bruikbaar. Betere interface, sneller gebruik, nog intuïtiever. MindJet richt zich op het “visueel verbinden van ideeën, informatie en mensen”. Binnen work21 noemen we dit het invullen van Yellow met een verbinding naar Blue.

Mijn selectie van favoriete aanpassingen:

• schoner menu achter New Map
• zoals in OneNote: Marker Index (een gegroepeerde lijst van alle in gebruik zijnde map markers: alle prio 1, alle taken, alle … op een rij)
• Analysis View: selecteer wat topics en gooi ze in een 2x2 analyse zoals een SWOT, drag n drop voor plaatsing in het juiste kwadrant en je prioriteiten zijn aangepast! (ik heb hier nog een tech issue mee….). Lijkt me interessant om dit eens in een workshop live uit te voeren!
• betere plaatsing van de brainstorm, nu met challenge cards (plaatjes om te associëren)
• invoegen van gelinkte SharePoint inhoud, vroeger een specifieke versie, nu standaard. SharePoint voor je project taken, maar wel MindManager om ze creatief te realiseren, een echt Yellow en Blue concept.
• review Map (misschien heb ik het over het hoofd gezien in MM9) identiek aan revisies in Word. In het geval dat je beurtelings (of via e-mail) aan een map werkt….
• drag n drop GANTT chart voor zeer “agile” projecten die maar weinig Blue (proces) kennen
• standaard (Power) filters zoals op prioriteit, op toegewezen aan, due deze week… Dat helpt zeker in de snelheid

Connect

Vanaf de 2012 versie is ook het gebruik van Connect mogelijk, de nieuwe cloud service van MindJet. Een browser interface. Gratis mappen delen, delen op basis van een e-mail adres. Als je meer wenst af te schermen, dan is er de betaalde variant. Ik zal nog eens goed kijken welke functies er NIET in de web variant zitten…. Het concept is al bekend van MindMeister, maar mijn investering zit al in alle functies van de fat client… Voor mij dus echt een oplossing (exporteren naar MindMeister is geen handige optie omdat je geen enkel beheer meer over je files hebt).

Zojuist met een collega (ik met de fat client, hij met de web variant) online samengewerkt aan een map. Dat gaat perfect. Duidelijke highlight. Misschien nog chat functie erbij?

Wat mij opvalt is dat de Save As richting Connect zeer goed werkt. Map wordt gesloten en weer vanuit online geopend. Nice.

Ik heb alleen nog het idee dat IE9 er wat traag op reageert. Collega Safari ging wel snel… Demo werd gegeven met Firefox…

En in de web interface zit een knop EverNote… Maar ik zie nog niets gebeuren… Spannend?

mobile

De iPad versie van MindManager (gratis) werkt met local files, Dropbox (zo maakte ik vandaag mijn notes) en Connect. Ik mis toch nog meer cloud storage zoals Box.net en SugarSync. Zal wel komen denk ik, maar Connect is volgens mij The Way To Go.

Het bekijken (en niet mobiel bewerken) van een Connect file is vrijwel zonder verlies aan opmaak. Dit uitgangspunt is de reden voor mij om bij MM te blijven: desktop, web en mobile varianten zonder verlies van data en opmaak.

mijn mening

De combinatie van een snelle en fijne desktop client (met presentatie mogelijkheden) en de web variant en een iPad variant is een super combi. MindMeister doet het precies andersom (van web naar mobile naar fat) maar blijkbaar ben ik verwend met de snelle en gemakkelijke interface van MindManager.

de toekomst

Er werd vriendelijk gevraagd wat terughoudend te zijn met de roadmap, maar wat gewoon logisch is in dit verhaal zijn de web ontwikkelingen, de SharePoint integraties (loopt al 1 jaar) en visueel presenteren van data. Clients krijgen updates, het web zal wel sneller gaan. De Mac gaat natuurlijk ook meespelen in het Connect verhaal…

En, oh ja, ze hebben CoHuman overgenomen. Dat zal leiden tot een interessante visualisatie van je Yellow taken! Een soort Tweedeck meets your tasks…

Mocht je nog iets willen weten over Yellow en Blue, work21, mindmappen, MindManager of SharePoint, laat maar weten!

PowerPoint presentaties op de iPad

Zelf werk ik sinds jaar en dag met PowerPoint. Omdat ik veel presenteer gebruik ik ook altijd de laatste versies, nu dus PowerPoint 2010.

Maar mijn presentaties moeten er ook goed uit zien op een iPad. Op mijn eigen iPad en op de iPad van mijn klanten. De combinatie Windows en Office versus iPad is nog geen naadloze combinatie. Werk aan de winkel dus.

Welke praktische tips kun je dan bedenken? Hier komen ze…

pas je template en huisstijl aan

De volgende lettertypen worden redelijk goed ondersteund op de iPad. Pas je eigen template.pptx gewoon aan om gebruik te maken van uitsluitend deze lettertypen. Doe dat via Quick Styles en default Fonts.

• Arial
• Courier (maar wie presenteert daar nog mee?)
• Papyrus (gebruik dit zeer selectief)
• Times New Roman (niet het best leesbaar op beamers)
• Trebuchet
• Verdana
• Gill Sans (maar wordt groter en dikker)
• Helvetica (geen Windows font, maar wel vaak geinstalleerd)
• Palatino (lijkt op Times Roman)

Heel veel andere lettertypen die niet ondersteund worden gaan geconverteerd worden naar Times Roman…

maak van PowerPoint creaties een snippet

Als je lekker aan het freubelen bent in PowerPoint, zoals het anders kleuren van plaatjes, draaien, flippen, ander contrast geven, bedenk dan dat de standaard weergave op een iPad hier niets mee doet. Je originele bronplaatjes staan nog steeds in je slide.

Ik maak van een (complexe) creatie gewoon een screenshot en plak die in de plaats van de SharePoint objecten. Werkt altijd. Maar dan kan ik het niet meer wijzigen. Nee, dat klopt, maar laat de bronsheet in je deck zitten en Verberg deze slide…

geef tekst de ruimte

De lettertypen zijn niet hetzelfde en mijn ervaring leert dat de iPad lettertypen wat groter worden dan de PowerPoint versie. Geef een tekstvak dus wat meer ruimte.

vereenvoudig animaties en slide overgangen

Aangezien de meeste viewers je presentatie gewoon weergeven als een lange rij aan slides, spelen overgangen bijna geen rol meer (wel als je de PowerPoint file doorstuurt naar Keynote, Docs to Go of Quick Office HD …). Als je dus veel animaties in je slides hebt zitten, maak dan meerdere slides om het effect te krijgen.

Luxe slide overgangen (niet zozeer mijn stijl) vervallen dus ook…

video embedding

Veel iPad viewers doen niets met jouw opgenomen video file. Ik zorg altijd voor een goede Video Poster (startscherm van je embedded video) met daarin de link of de zoekterm van deze video. Via je iPad app kun je dan deze video goed bekijken.

combinatie van figuren en tekst

Als je in PowerPoint je tekst perfect uitlijnt op figuren en objecten, dan zal de iPad variant je niet blij gaan maken. Perfecte uitlijning bestaat niet, dus: screen clip van je set, weggooien van je tekst en objecten, plakken van je clip als vervanger. Dan is het perfect.

speakernotes

In de iPad viewer zie je ze niet, maar in Office editors weer wel. Handig voor jezelf, maar ik verwijder ze altijd in gepubliceerde versies. Via File > Info > Check for Issues > Inspect Document > Presentation Notes.

Ik verwijder ook altijd Off Slide content en Custom XML.

presenteren

Het bekijken van de presentatie gaat nu prima met de ingebouwde views van e-mail of andere apps. Maar presenteren? Hiervoor heb je het VGA kabeltje nodig en een app om te presenteren op de beamer. Zelf converteer ik de PowerPoint presentatie op mijn eigen iPad naar Keynote. Dat gaat prima. Ik las dat Quick Office ook kan beamen (ga ik ook nog proberen).

Dus, met wat moeite kun je jouw PowerPoint 2010 presentatie op een iPad tonen zonder conversie problemen!

Ondernemerschap, word ondernemer binnen je eigen organisatie

Dat vertrouwen een belangrijke, al dan niet cruciale waarde is voor het laten slagen van 'het nieuwe werken', is al veel over geschreven en gezegd. Een waarde die echter naar mijn idee onderbelicht blijft, is ondernemerschap.



Tijdens het congres van de Kunst van het nieuwe werken op 1 juni 2011 kwam 'ondernemerschap' een aantal keer naar boven als belangrijke waarde voor het laten slagen van 'het nieuwe werken'. Ondernemerschap in die zin dat je belangrijke kansen kan zien, creatief bent en snel nieuwe verbindingen kunt leggen. Het gaat hier om het zo goed mogelijk laten renderen van het intellectueel kapitaal, volgens professor Iske (Chief Dialogues Officer bij ABN AMRO Bank, Professor Open Innovation aan de Maastricht Universiteit, Partner bij Conceptisch en één van de sprekers tijdens het congres). Oftewel het 'corporate brain' van een organisatie! Doen we allemaal precies wat we voorgeschreven hebben gekregen in ons takenpakket, kijken we niet buiten onze grenzen, blijven we bang dat we anders op onze vingers worden getikt en daarmee een promotie voorbij laten gaan, dan halen we niet uit ons brein wat erin zit, laat staan uit het brein van onze organisatie. In een traditioneel gevormde organisatie (bijv. een lijnorganisatie) zijn we gewend te werken volgens gebaande paden. Echter, deze tijd vraagt om medewerkers en organisaties die buiten deze paden kunnen denken en werken en dus ondernemend durven te zijn.


Provocatief denken
Professor Iske noemde ook provocatief kunnen denken als onderdeel van de waarde ondernemerschap, of ook wel multi-paradigmatisch denken (= verkenning van meerdere manieren van weten). Combinaties en verbindingen maken die als ongelooflijk te bestempelen zijn, maar die je wel buiten je normale manier van denken zet, waardoor ruimte voor ideeën ontstaat.


Ondernemer worden?
Betekent dit dat we allemaal ondernemer moeten worden? Het groeiend aantal zzp'ers (of zp'ers, zelfstandig professionals) geeft aan dat de behoefte naar ondernemerschap toeneemt. Maar daarvoor hoef je niet per definitie voor jezelf te beginnen. Ondernemer zijn en gestimuleerd te worden ondernemer te zijn door je organisatie werkt hand in hand met de introductie van het nieuwe werken. Logisch, want als er meer op resultaat en niet meer op uren gestuurd wordt, als we niet meer een vaste werkplek hebben en een minder strakomlijnde takenpakket, zullen we ondernemer in onszelf wakker moeten schudden. Ook als je geen zzp'er bent.

Corporate brain
Maar hoe word je 'ondernemer' als werknemer? Wees in ieder geval een 'speler' in plaats van een 'commentator', ken je positieve en negatieve eigenschappen, sta open om te leren, wees kritisch naar jezelf, durf risico's te nemen en je nek uit te steken. Zet samen met collega's het creatieve deel van je brein in werking en maak verbindingen. En laat dan het corporate brain van alle ondernemers binnen je organisatie zijn werk doen!

Tel niet je uren, maar laat elk uur tellen

Door: Knut Alsemgeest


Wees gerust, dit is niet het intro van een Tell-Sell-reclame of andersoortig reclamespotje dat pretendeert je leven nog aangenamer te maken, door minder te doen. Dit is ook geen motivatie speech voor mensen die de baas zijn tijd uitzitten op weg naar hun pensioen. Nee dit is serieus. Je kunt meer bereiken met minder. Door je steeds meer in je vak te bekwamen. Door je te focussen op de taak die voor je ligt.

Er zijn meerdere wegen die naar Rome leiden. Laten we drie alternatieven bekijken. Drie manieren om naar je werk te kijken:
1. De ‘meer doen’ manier: Gewoon meer taken in een 8-urige werkdag proppen.
2. De ‘meer doen met meer’ manier: Domweg in plaats van 8 uur, meer uur op een dag werken, zodat je meer kunt doen.
3. De ‘meer met minder’ manier: Slimmer werken

Wat betekent slimmer in dit verband. In de ‘meer doen’ manier ga je meer dingen doen in dezelfde tijd. Met ‘meer doen met meer’ ga je gewoon langer door en/of begin je eerder, zodat je simpelweg meer dingen kunt doen op een dag. Met ‘meer met minder’ zeg je eigenlijk: “Ik focus me volledig op de taak die voor me ligt. Ik ben geconcentreerd en laat me niet afleiden. Ik probeer de taak in de meest logische volgorde af te ronden en reflecteer constant op het proces om kansen te signaleren en bedreigingen buiten de deur te houden. Ik ben fysiek en mentaal volledig betrokken bij de taak die ik nu, op dit moment, uit aan het voeren ben.”

Dingen half doen duurt twee keer zo lang als in één keer goed. We weten dat het zo is, maar toch blijft het een valkuil. Het doel van topsport is het voorbereiden van atleten om tot een superprestatie te komen op het moment suprême: de wedstrijd. De doelstelling van een (non) profit organisatie is om met zo min mogelijk overheadkosten de primaire taken zo goed mogelijk uit te voeren voor de klant. Dit betekent in zo’n kort mogelijke tijd, de best mogelijke prestatie leveren. Of zoals de titel van deze blog: “Tel niet je uren, maar laat elk uur tellen”.
Puur en alleen maar meer doen is niet de oplossing. Meer doen in minder of dezelfde tijd is ook niet meer de oplossing. Minder doen, maar datgene dat je doet, doen met 100% aandacht, met totale synergie tussen lichaam en geest, met aandacht en passie, dat is het antwoord. Maar let op! Ik zeg hiermee niet dat je met minder werken gemakkelijker aan de top op jouw vakgebied komt. Het tegendeel is waar.

De meer met minder filosofie is moeilijker, uitdagender en nog veeleisender dan de ‘meer doen’ en ‘meer doen met meer’ manier. Dit komt door de mate van betrokkenheid die er van jou en je collega’s wordt gevraagd. Er bestaan namelijk geen ‘inkoppertjes’, makkelijke opdrachten, quick fixes of slordig uitgevoerde taken meer. Geen dromerige kilometers, geen onzinnige vergaderingen, geen overbodige handelingen en geen verloren lunchpauzes of privé internet zaakjes meer. Het gaat om efficiency, persoonlijke effectiviteit, oprechte interesse en plezier in je werk en het streven naar Meesterschap door betrokkenheid en totale toewijding.

Om een dergelijke manier van werken te realiseren is het zaak elkaar aan te spreken op verantwoordelijkheden. En om van elkaar, passie en betrokkenheid te verlangen. Het vraagt van managers, coaches en directieleden om werknemers te blijven aanspreken op hun verantwoordelijkheden, toewijding en vrijheden. Ik denk tot we weer toewerken naar een ‘gilde’ van vaklieden die trots zijn op hun werk en die elkaar constant aanjagen en uitdagen tot betere prestaties.

Zet je ?? bij vergaderen

Door: Knut Alsemgeest

Binnen organisaties wordt er nog steeds veel tijd besteed aan vergaderen. Veel overleggen en vergaderingen zijn echter niet zo efficiënt en effectief als dat ze zouden kunnen zijn. Er wordt nog teveel vergadert om het vergaderen, terwijl het anders kan en moet. In de huidige verdigitaliseerde zakelijke omgeving is het logisch dat je kijkt naar mogelijkheden en hulpmiddelen om effectiever met elkaars tijd om te gaan. 

Effectief vergaderen gaat snel, is prikkelend en uitdagend voor de deelnemers. Het is efficiënt, doelgericht en stuurt op actie. In plaats van met iedereen op hetzelfde moment een paar uur bij elkaar zitten, zien we steeds meer dat er per onderwerp vergadert wordt en dat er per onderwerp met de betrokken personen wordt gesproken. Je hoeft dus nooit meer te lang aan een lange tafel met veel verschillende collega’s, meningen en onderwerpen te zitten. Jij bent verantwoordelijk voor jouw onderwerp, dat bespreek je met de andere betrokkenen en daarna verlaat je de vergadering weer. Snel, effectief, kort en krachtig. En vooral weer leuk om te doen.

Er is inmiddels software op de markt dat het effectief vergaderen ondersteunt. In de vorm van direct online notulen na afloop bijvoorbeeld. Actielijsten per persoon per onderwerp. Een vergaderhistorie, zodat je altijd terug kunt grijpen naar eerdere afspraken en actielijsten. En dat allemaal online. Je kunt op elk gewenst moment inloggen en je inlezen. Handig voor nieuwkomers, maar ook handig ter voorbereiding van een presentatie of klantgesprek. Je weet immers wat er reeds de revue gepasseerd is, wat de status van een opdracht of project is en wat ieders verantwoordelijkheden zijn. Kortom waar vergaderen slim en effectief ingezet wordt, daar kun je met behulp van vergadersoftware alles online opslaan, bijhouden en versturen.

Vergaderen anno NU betekent ook dat je niet meer perse met z’n allen in één ruimte hoeft te zitten. De modernste Unified Communication(UC) tools maken zaken als videoconferencing, online conference calls en Skype-meetings zeer eenvoudig en bereikbaar voor iedereen. Je kunt vanaf afstand inloggen en deelnemen aan een overleg. Een collega kun je eenvoudig online uitnodigen om even snel een vraag te stellen of toe te lichten. Deze online UC tools zijn dus zeer effectief als het gaat om aanwezigheid, maar ook als het gaat om kostenbesparing op vergaderruimtes en reiskosten om ‘live’ bij een meeting aanwezig te zijn.

Mooi natuurlijk dat we met de huidige software tools effectiever kunnen vergaderen, maar de vraag die je je eigenlijk daarvoor al had moeten stellen is: Moeten we wel zonodig vergaderen? Vergaderen we niet gewoon om te vergaderen, hoe kunnen we meer bereiken met minder overleg? En ook een hele belangrijke vraag is: Hoe ga ik vergaderen? Wil ik iedereen op hetzelfde moment aan tafel hebben, ga ik in de cloud vergaderen of los ik het individueel op?

Als er dan toch besloten is om een overleg te plannen, zorg dan voor een duidelijke en heldere structuur. Maak duidelijk wanneer iemand zijn aanwezigheid is gewenst, hoe lang je per onderwerp uittrekt en wat je met het overleg wilt bereiken. Gebruik vergadersoftware, begin op tijd en zorg voor actiepunten. Verstuur de notulen online, direct na afloop van het overleg. Gebruik de overleghistorie om collega’s aan te spreken op hun toezeggingen en verantwoordelijkheden op momenten dat ze in gebreke blijven. Vergader effectief!

Software voor het hart

  


Door: Knut Alsemgeest

Als mensen het verschil binnen je organisatie maken. Als je uitgaat van de kracht van mensen in een adaptieve organisatie, dan moet je goed voor ze zorgen. Want als biofeedbackonderzoek onder een grote groep CEO’s ervoor zorgt dat een coherente hartslag:
- stress symptomen substantieel verlaagt
- hartritmestoornissen en een verhoogde hartslag binnen zes weken met 17% laat afnemen en na drie maanden zelfs met de helft.
- fysieke spanningen met bijna 40% verlaagt
- slapeloosheid afneemt tot bijna nul
- oververmoeidheid en uitputting laat afnemen van 50% tot 12%
- en dat rugpijn, hoofdpijn en andere klachten afnemen van 30% tot 6%
Dan moet je interesse gewekt zijn om verder te lezen.

Biofeedback is software die de variabiliteit van je hartslag (HRV=Hart Rate Variability) meet. Kort door de bocht. Bij een coherente HRV ben je relaxed en ontspannen en presteer je optimaal. Bij een chaotische HRV is er sprake van stress, laag energieniveau, boosheid, zenuwen, etc.

De CEO’s die aan het hierboven genoemde onderzoek hebben meegewerkt gaven aan dat mentale vermoeidheid een normaal verschijnsel was geworden. Met biofeedback training hebben ze zich kunnen wapenen tegen de constante stroom aan werk, de werkdruk en het daarmee gepaard gaande ‘lekken van energie’. Kijken we breder dan het ‘CEO-onderzoek’ en naar vooral de invloed van biofeedback op de psychologische factoren van werknemers dan spreken ook hier de feiten voor zich. Het aantal bezorgde, verontruste, angstige werknemers in grote organisaties loopt terug van 33 procent (1 op de 3) tot 5 procent. Het aantal dat zegt ontevreden te zijn loopt met behulp van biofeedbacktraining terug van 30 procent naar 9 procent; het aantal boze werknemers loopt terug van 20 tot 8 procent. Deelnemers aan het onderzoek geven aan beter met hun gevoelens over weg te kunnen en er beter over te kunnen praten. Ze zeggen ook dat het trainen van een coherente HRV hen heeft doen realiseren dat boosheid en negativiteit niet nuttig zijn op de werkvloer of op kantoor. En dat het werk een stuk plezieriger gaat zonder al die ‘stress’ gevoelens.

In de sport neemt het gebruik van biofeedback hand over hand toe. Het trainen van een emotionele en fysieke balans is effectief in het beperken van stress en overtraining. Ook wedstrijdsituaties, plotselinge veranderingen, tegenslag en euforie zijn met biofeedback beter beheersbaar geworden. Waar trainingsprogramma’s al volledig uitgekauwd zijn, daar kan biofeedback ervoor zorgen dat je net iets beter voorbereid bent dan je tegenstander. In een bedrijfsomgeving zullen werknemers van biofeedbacktraining profiteren door meer in balans te zijn. Hierdoor kunnen ze hun potentieel en hun talent nog beter benutte. Ze staan steviger in hun schoenen bij onderhandelingen of zwaar weer gesprekken. En ze herkennen signalen eerder en beter waardoor ze tijdig op de rem kunnen trappen, zodat in het ergste geval een burn-out kan worden voorkomen. Ook het aantal ziekmeldingen zal afnemen en de werksfeer zal zichtbaar verbeteren. Dus waar wachten we nog op?

Tussen je geboorte, wanneer je HRV het grootst is en je dood waarbij je HRV het laagst is neemt je variabiliteit gemiddeld met zo’n 3% per jaar af. Onze fysiologie verliest beetje bij beetje zijn flexibiliteit en vind het moeilijker om zich aan te passen aan de ons omringende emotionele prikkels. Dit verlies aan variabiliteit is een teken van ouder worden. Het afnemen van de HRV is gedeeltelijk te wijten aan ons zelf. We laten het na om aan onze fysiologische rem te trekken. En dan is het net als een ongebruikte spier, de spierkracht en functionaliteit neemt jaarlijks af. Maar hoe ouder we worden hoe hectischer ons leven. We gaan steeds sneller en gejaagder leven. We blijven maar met ons voet op het gaspedaal trappen. Dus na jarenlang gas geven zonder remmen weten we niet meer wat we moeten doen als we opeens op obstakels stuiten. De rem hebben we immers niet getraind.

Inmiddels is duidelijk dat het afnemen van je HRV samenhangt met een hele lijst aan gezondheidsklachten gerelateerd aan stress en het ouder worden: hoge bloeddruk, hartfalen, diabetes, hartritmestoornissen, plotseling overlijden, zelfs kanker.

Als de HRV stopt, wanneer je hart niet meer reageert op emotionele prikkels, en bovenal, wanneer het niet langer meer voldoende kan ‘afremmen’, dan is de dood nabij.

Laat bovenstaande je niet afschrikken, maar je juist prikkelen om je open te stellen voor biofeedback. Doe er je voordeel mee. Op je werk, tijdens het sporten, maar ook privé kan je nog zoveel winst boeken. Laat dit een eyeopener zijn voor wat biofeedback kan betekenen. Doe je al aan meditatie of werk je met andere ontspanningstechnieken. Prima, deze hebben allemaal effect op je HRV.


(bron: David Servan-Schreiber - The Instinct to Heal: Curing Depression, Anxiety and Stress without Drugs and without Talk Therapy)