Zet je ?? bij vergaderen

Door: Knut Alsemgeest

Binnen organisaties wordt er nog steeds veel tijd besteed aan vergaderen. Veel overleggen en vergaderingen zijn echter niet zo efficiënt en effectief als dat ze zouden kunnen zijn. Er wordt nog teveel vergadert om het vergaderen, terwijl het anders kan en moet. In de huidige verdigitaliseerde zakelijke omgeving is het logisch dat je kijkt naar mogelijkheden en hulpmiddelen om effectiever met elkaars tijd om te gaan. 

Effectief vergaderen gaat snel, is prikkelend en uitdagend voor de deelnemers. Het is efficiënt, doelgericht en stuurt op actie. In plaats van met iedereen op hetzelfde moment een paar uur bij elkaar zitten, zien we steeds meer dat er per onderwerp vergadert wordt en dat er per onderwerp met de betrokken personen wordt gesproken. Je hoeft dus nooit meer te lang aan een lange tafel met veel verschillende collega’s, meningen en onderwerpen te zitten. Jij bent verantwoordelijk voor jouw onderwerp, dat bespreek je met de andere betrokkenen en daarna verlaat je de vergadering weer. Snel, effectief, kort en krachtig. En vooral weer leuk om te doen.

Er is inmiddels software op de markt dat het effectief vergaderen ondersteunt. In de vorm van direct online notulen na afloop bijvoorbeeld. Actielijsten per persoon per onderwerp. Een vergaderhistorie, zodat je altijd terug kunt grijpen naar eerdere afspraken en actielijsten. En dat allemaal online. Je kunt op elk gewenst moment inloggen en je inlezen. Handig voor nieuwkomers, maar ook handig ter voorbereiding van een presentatie of klantgesprek. Je weet immers wat er reeds de revue gepasseerd is, wat de status van een opdracht of project is en wat ieders verantwoordelijkheden zijn. Kortom waar vergaderen slim en effectief ingezet wordt, daar kun je met behulp van vergadersoftware alles online opslaan, bijhouden en versturen.

Vergaderen anno NU betekent ook dat je niet meer perse met z’n allen in één ruimte hoeft te zitten. De modernste Unified Communication(UC) tools maken zaken als videoconferencing, online conference calls en Skype-meetings zeer eenvoudig en bereikbaar voor iedereen. Je kunt vanaf afstand inloggen en deelnemen aan een overleg. Een collega kun je eenvoudig online uitnodigen om even snel een vraag te stellen of toe te lichten. Deze online UC tools zijn dus zeer effectief als het gaat om aanwezigheid, maar ook als het gaat om kostenbesparing op vergaderruimtes en reiskosten om ‘live’ bij een meeting aanwezig te zijn.

Mooi natuurlijk dat we met de huidige software tools effectiever kunnen vergaderen, maar de vraag die je je eigenlijk daarvoor al had moeten stellen is: Moeten we wel zonodig vergaderen? Vergaderen we niet gewoon om te vergaderen, hoe kunnen we meer bereiken met minder overleg? En ook een hele belangrijke vraag is: Hoe ga ik vergaderen? Wil ik iedereen op hetzelfde moment aan tafel hebben, ga ik in de cloud vergaderen of los ik het individueel op?

Als er dan toch besloten is om een overleg te plannen, zorg dan voor een duidelijke en heldere structuur. Maak duidelijk wanneer iemand zijn aanwezigheid is gewenst, hoe lang je per onderwerp uittrekt en wat je met het overleg wilt bereiken. Gebruik vergadersoftware, begin op tijd en zorg voor actiepunten. Verstuur de notulen online, direct na afloop van het overleg. Gebruik de overleghistorie om collega’s aan te spreken op hun toezeggingen en verantwoordelijkheden op momenten dat ze in gebreke blijven. Vergader effectief!