Deze vragen houden mij bezig en samen met mij
ook vele klanten. Zuchtend en steunend sparren we over het werken met digitale
documenten en mijmeren we over de oude tijd waarin papier toch geduldig was.
hamster-DNA
Tijdens deze sessies constateer ik regelmatig
dat mensen (in het algemeen natuurlijk, nooit jij als deelnemer) toch een stuk
hamster-DNA bevatten. Ze sparen alles op en gooien nooit iets weg. Dat DNA is
zo hardnekkig, dat iedereen er ook extra hangwangen van krijgt. Niet fysiek
natuurlijk, maar digitale extra hangwangen. Geen idee waar ik het over heb?
Denk dan eens aan je D schijf, je e-mail mappen (archief), je extra kopie op de
Q schijf en die insteekmapjes in je ladeblok. Allemaal hangwangen. Zelf
verzameld en zelf bewaard. Je eigen archief.
Voor de deelnemers is deze metafoor meestal
erg herkenbaar, ze zien ook wel dat dit niet de manier is om te bouwen aan een
corporate brain. Maar voortschrijdend inzicht maakte het alleen nog maar erger.
Niet alleen verzamelen we de documenten voor eigen gebruik op eigen plekken, we
vergeten ook nog eens waar we ze hebben gelaten! Dus vanaf nu noem ik ons
gewoon "eekhoorns". Alles verzamelen wat je kan vinden, opbergen op
plaatsen die jij alleen kent om vervolgens te vergeten waar je het hebt gelaten.
digitale hongerwinter
Als we zo doorgaan hebben we met z'n allen
digitale honger in de winter! Geen hergebruik van reeds bedachte ideeën, geen
idee welke collega nu met wat bezig is, geen toevoeging aan je organisatie als
je eens iets moois hebt bedacht. Kortom, geen corporate brain. Ondanks al onze
tools en opslagmogelijkheden hebben we toch nog honger!
Als tegenwerping hoor ik vaak dat de
zoekmachine niet goed werkt. Dat is inderdaad vaak het geval, omdat 'terug
vinden' niet altijd bovenaan de wensenlijst staat als het gaat om het inrichten
van een systeem. Een plek om het op te slaan haalt de requirementslijst vaak
wel. Zeker als we redeneren vanuit onze welbekende Q schijf.
Met de volgende basisprincipes komt je
eigenlijk al een heel eind:
basis principes voor het systeem
- het systeem is ingericht om terug te vinden, niet om op te slaan
- met extra informatie over je document help je anderen om het terug te vinden
- openbaar, tenzij (in het systeem en in je hoofd)
- er is maar 1 exemplaar en het zelf opslaan van een kopie is al teveel werk
basis principes voor je hoofd
- wat je maakt is voor iedereen in je organisatie
- denk niet na wie hier nou op zit te wachten, deel het onvoorwaardelijk
- een kopie van een document mag, maar het is een vernietigbaar exemplaar (en zeker niet de laatste versie)
- accepteer dat een systeem vele malen beter is in versiebeheer dan jij (echt waar)
what’s in it for me?
De beloning voor beter nadenken over digitale
documenten zit in je eigen hergebruik van je collega's materialen. Als je dat
niet wenst, niet wil of niet doet, dan mis je alle jaren ervaring die in je
eigen organisatie rond loopt. Leer met een klein groepje gebruik te maken van
het corporate brain. Je zult zien dat de aanpassing van je routine dan veel
gemakkelijker verloopt dan je denkt.
Misschien ontwikkelen we dan wel van eekhoorns
naar stokstaartjes? Zij kijken altijd om zich heen naar nieuwe informatie en
houden elkaar keurig op de hoogte. Ik ben benieuwd naar jouw evolutie.
