Zet je ?? bij vergaderen

Door: Knut Alsemgeest

Binnen organisaties wordt er nog steeds veel tijd besteed aan vergaderen. Veel overleggen en vergaderingen zijn echter niet zo efficiënt en effectief als dat ze zouden kunnen zijn. Er wordt nog teveel vergadert om het vergaderen, terwijl het anders kan en moet. In de huidige verdigitaliseerde zakelijke omgeving is het logisch dat je kijkt naar mogelijkheden en hulpmiddelen om effectiever met elkaars tijd om te gaan. 

Effectief vergaderen gaat snel, is prikkelend en uitdagend voor de deelnemers. Het is efficiënt, doelgericht en stuurt op actie. In plaats van met iedereen op hetzelfde moment een paar uur bij elkaar zitten, zien we steeds meer dat er per onderwerp vergadert wordt en dat er per onderwerp met de betrokken personen wordt gesproken. Je hoeft dus nooit meer te lang aan een lange tafel met veel verschillende collega’s, meningen en onderwerpen te zitten. Jij bent verantwoordelijk voor jouw onderwerp, dat bespreek je met de andere betrokkenen en daarna verlaat je de vergadering weer. Snel, effectief, kort en krachtig. En vooral weer leuk om te doen.

Er is inmiddels software op de markt dat het effectief vergaderen ondersteunt. In de vorm van direct online notulen na afloop bijvoorbeeld. Actielijsten per persoon per onderwerp. Een vergaderhistorie, zodat je altijd terug kunt grijpen naar eerdere afspraken en actielijsten. En dat allemaal online. Je kunt op elk gewenst moment inloggen en je inlezen. Handig voor nieuwkomers, maar ook handig ter voorbereiding van een presentatie of klantgesprek. Je weet immers wat er reeds de revue gepasseerd is, wat de status van een opdracht of project is en wat ieders verantwoordelijkheden zijn. Kortom waar vergaderen slim en effectief ingezet wordt, daar kun je met behulp van vergadersoftware alles online opslaan, bijhouden en versturen.

Vergaderen anno NU betekent ook dat je niet meer perse met z’n allen in één ruimte hoeft te zitten. De modernste Unified Communication(UC) tools maken zaken als videoconferencing, online conference calls en Skype-meetings zeer eenvoudig en bereikbaar voor iedereen. Je kunt vanaf afstand inloggen en deelnemen aan een overleg. Een collega kun je eenvoudig online uitnodigen om even snel een vraag te stellen of toe te lichten. Deze online UC tools zijn dus zeer effectief als het gaat om aanwezigheid, maar ook als het gaat om kostenbesparing op vergaderruimtes en reiskosten om ‘live’ bij een meeting aanwezig te zijn.

Mooi natuurlijk dat we met de huidige software tools effectiever kunnen vergaderen, maar de vraag die je je eigenlijk daarvoor al had moeten stellen is: Moeten we wel zonodig vergaderen? Vergaderen we niet gewoon om te vergaderen, hoe kunnen we meer bereiken met minder overleg? En ook een hele belangrijke vraag is: Hoe ga ik vergaderen? Wil ik iedereen op hetzelfde moment aan tafel hebben, ga ik in de cloud vergaderen of los ik het individueel op?

Als er dan toch besloten is om een overleg te plannen, zorg dan voor een duidelijke en heldere structuur. Maak duidelijk wanneer iemand zijn aanwezigheid is gewenst, hoe lang je per onderwerp uittrekt en wat je met het overleg wilt bereiken. Gebruik vergadersoftware, begin op tijd en zorg voor actiepunten. Verstuur de notulen online, direct na afloop van het overleg. Gebruik de overleghistorie om collega’s aan te spreken op hun toezeggingen en verantwoordelijkheden op momenten dat ze in gebreke blijven. Vergader effectief!

Software voor het hart

  


Door: Knut Alsemgeest

Als mensen het verschil binnen je organisatie maken. Als je uitgaat van de kracht van mensen in een adaptieve organisatie, dan moet je goed voor ze zorgen. Want als biofeedbackonderzoek onder een grote groep CEO’s ervoor zorgt dat een coherente hartslag:
- stress symptomen substantieel verlaagt
- hartritmestoornissen en een verhoogde hartslag binnen zes weken met 17% laat afnemen en na drie maanden zelfs met de helft.
- fysieke spanningen met bijna 40% verlaagt
- slapeloosheid afneemt tot bijna nul
- oververmoeidheid en uitputting laat afnemen van 50% tot 12%
- en dat rugpijn, hoofdpijn en andere klachten afnemen van 30% tot 6%
Dan moet je interesse gewekt zijn om verder te lezen.

Biofeedback is software die de variabiliteit van je hartslag (HRV=Hart Rate Variability) meet. Kort door de bocht. Bij een coherente HRV ben je relaxed en ontspannen en presteer je optimaal. Bij een chaotische HRV is er sprake van stress, laag energieniveau, boosheid, zenuwen, etc.

De CEO’s die aan het hierboven genoemde onderzoek hebben meegewerkt gaven aan dat mentale vermoeidheid een normaal verschijnsel was geworden. Met biofeedback training hebben ze zich kunnen wapenen tegen de constante stroom aan werk, de werkdruk en het daarmee gepaard gaande ‘lekken van energie’. Kijken we breder dan het ‘CEO-onderzoek’ en naar vooral de invloed van biofeedback op de psychologische factoren van werknemers dan spreken ook hier de feiten voor zich. Het aantal bezorgde, verontruste, angstige werknemers in grote organisaties loopt terug van 33 procent (1 op de 3) tot 5 procent. Het aantal dat zegt ontevreden te zijn loopt met behulp van biofeedbacktraining terug van 30 procent naar 9 procent; het aantal boze werknemers loopt terug van 20 tot 8 procent. Deelnemers aan het onderzoek geven aan beter met hun gevoelens over weg te kunnen en er beter over te kunnen praten. Ze zeggen ook dat het trainen van een coherente HRV hen heeft doen realiseren dat boosheid en negativiteit niet nuttig zijn op de werkvloer of op kantoor. En dat het werk een stuk plezieriger gaat zonder al die ‘stress’ gevoelens.

In de sport neemt het gebruik van biofeedback hand over hand toe. Het trainen van een emotionele en fysieke balans is effectief in het beperken van stress en overtraining. Ook wedstrijdsituaties, plotselinge veranderingen, tegenslag en euforie zijn met biofeedback beter beheersbaar geworden. Waar trainingsprogramma’s al volledig uitgekauwd zijn, daar kan biofeedback ervoor zorgen dat je net iets beter voorbereid bent dan je tegenstander. In een bedrijfsomgeving zullen werknemers van biofeedbacktraining profiteren door meer in balans te zijn. Hierdoor kunnen ze hun potentieel en hun talent nog beter benutte. Ze staan steviger in hun schoenen bij onderhandelingen of zwaar weer gesprekken. En ze herkennen signalen eerder en beter waardoor ze tijdig op de rem kunnen trappen, zodat in het ergste geval een burn-out kan worden voorkomen. Ook het aantal ziekmeldingen zal afnemen en de werksfeer zal zichtbaar verbeteren. Dus waar wachten we nog op?

Tussen je geboorte, wanneer je HRV het grootst is en je dood waarbij je HRV het laagst is neemt je variabiliteit gemiddeld met zo’n 3% per jaar af. Onze fysiologie verliest beetje bij beetje zijn flexibiliteit en vind het moeilijker om zich aan te passen aan de ons omringende emotionele prikkels. Dit verlies aan variabiliteit is een teken van ouder worden. Het afnemen van de HRV is gedeeltelijk te wijten aan ons zelf. We laten het na om aan onze fysiologische rem te trekken. En dan is het net als een ongebruikte spier, de spierkracht en functionaliteit neemt jaarlijks af. Maar hoe ouder we worden hoe hectischer ons leven. We gaan steeds sneller en gejaagder leven. We blijven maar met ons voet op het gaspedaal trappen. Dus na jarenlang gas geven zonder remmen weten we niet meer wat we moeten doen als we opeens op obstakels stuiten. De rem hebben we immers niet getraind.

Inmiddels is duidelijk dat het afnemen van je HRV samenhangt met een hele lijst aan gezondheidsklachten gerelateerd aan stress en het ouder worden: hoge bloeddruk, hartfalen, diabetes, hartritmestoornissen, plotseling overlijden, zelfs kanker.

Als de HRV stopt, wanneer je hart niet meer reageert op emotionele prikkels, en bovenal, wanneer het niet langer meer voldoende kan ‘afremmen’, dan is de dood nabij.

Laat bovenstaande je niet afschrikken, maar je juist prikkelen om je open te stellen voor biofeedback. Doe er je voordeel mee. Op je werk, tijdens het sporten, maar ook privé kan je nog zoveel winst boeken. Laat dit een eyeopener zijn voor wat biofeedback kan betekenen. Doe je al aan meditatie of werk je met andere ontspanningstechnieken. Prima, deze hebben allemaal effect op je HRV.


(bron: David Servan-Schreiber - The Instinct to Heal: Curing Depression, Anxiety and Stress without Drugs and without Talk Therapy)