effectief omgaan met mail

Heel veel mensen hebben problemen met hun e-mail. Er komt teveel binnen. En lang niet alles is belangrijk of relevant. Een heleboel mail kan eigenlijk heel snel weg, maar stel je voor dat je het toch nog nodig hebt. Zelf heb ik ook weleens last van een te volle mailbox, maar over het algemeen kan ik het wel goed overzien en bijhouden. Een zakelijke mailbox blijft wel bijzonder vind ik: in de mailbox staat heel veel kennis en informatie die te maken heeft met het werk, maar niet wordt gedeeld. Een bron van kennis en informatie. Veel van de informatie zou veel beter op andere plaatsen bewaard kunnen worden, zodat ook collega's erbij kunnen. In plaats daarvan sturen we het gewoon (nog een keertje) door. Met alle risico's van dien. In veel trainingen en workshop klaagt iedereen vaak over mail. Maar het is ook wel gemakkelijk: je schrijft je bericht, stuurt hem weg en bent er vanaf. Tenminste....

Vorige week las ik in de krant dat veel mensen mail als stress ervaren. Dit komt volgens mij vooral ook omdat we het vaak niet als serieuze taak oppakken, maar als iets dat er bij komt en vaak tussendoor gebeurt. En dan werkt het inderdaad niet: het is teveel, het moment is niet handig, het is te complex om even tussendoor te doen, etc.

Maar wat kun je hieraan doen: Zelf kun je vooral eens goed kijken naar je eigen mailgedrag: wat werkt wel, wat werkt niet? Wat stoort je het meeste in de mails die je ontvangt. Je kunt voorbeeldgedrag laten zien en communiceren hoe je met je mail omgaat. Het begint bij bewustwording, daarna kun je kleine dingen veranderen en dan gaat het vooral om consequent volhouden. Je maakt afspraken met collega's over het samenwerken en delen van documenten. Zet ze op een plek waar iedereen bij kan en stuur linkjes naar elkaar. Leer handigheidjes toepassen van het mailpakket dat je gebruikt en laat dat programma zoveel mogelijk voor je werken.

Een praktische tip: Weet je niet waar je moet beginnen door een te volle mailbox. Maak een folder met de naam Te Archiveren of Archief en verplaats alle mailberichten in je Inbox daarheen. Je kunt dit later nog opruimen en archiveren, maar hebt in elk geval een schone lei.